Sistemas y metodos de registro de contabilidad

Los registros contables y estados financieros son dos componentes basicos dentro de la contabilidad de una empresa La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematizacion de libros, es decir, a la compilacion y registro sistematicos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas.

La informacion contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras. Primer paso. El registro de cada transaccion en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada.

Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organizacion tomando en cuenta el doble efecto que toda transaccion tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero tambien refleja una disminucion del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda

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transaccion tiene una doble dimension; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimension afecta de distinta forma a la estructura financiera.

En funcion de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (debito) y disminuye la cuenta de caja (credito). Sin embargo, si el bien se compra a credito se creara una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecera una nueva partida, incrementandose la cuenta de bienes (debito) y aumentandose la partida que refleja el pasivo (credito).

El reconocimiento de la obligacion de pagar a los empleados aumentara la partida contable de salarios (debito) y aumentara el pasivo (credito). Cuando se paguen los salarios se producira una disminucion en la cuenta de caja (credito) y disminuira el pasivo (debito). Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable.

En cada cuenta aparecen los debitos a la izquierda y los creditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el credito o el debito neto de cada cuenta, puede calcularse con facilidad. Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cuanto ha comprado cada uno de ellos.

Por analogia, la cuenta de salarios se puede desglosar en funcion de cada trabajador. Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccion que genera un credito provoca, al mismo tiempo, un debito de la misma cuantia.

Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el ano fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematizacion de libros del ciclo contable. Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduria de libros, el contable o contador publico procede a ajustar una serie de cuentas con el proposito de destacar hechos economicos que; aunque no se han producido de forma convencional, si representan transacciones finiquitadas.

A continuacion destacamos algunos de los casos mas comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavia no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavia no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelacion (por ejemplo, cuando se recibe la cuantia de una suscripcion por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciacion (reconocimiento de que el coste de una maquina debe amortizarse a lo largo de los anos de su vida util); inventarios (valoracion de los bienes almacenados y verificacion de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro). Quinto y sexto pasos.

Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador publico realiza un primer balance de comprobacion de saldos, adaptandolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de perdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa. Septimo paso. El ultimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriendolas a la cuenta de perdidas y ganancias con el proposito de que las cuentas que corresponden tan solo a la actividad anual se anulan unas a otras, para que los creditos y debitos del siguiente ano fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese ano. Estados financieros

Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar informacion financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la informacion financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la: a. Evaluacion de la rentabilidad; b. Evaluacion de la posicion financiera, que incluye su solvencia y liquidez; c. Evaluacion de la capacidad financiera de crecimiento; d. Evaluacion del flujo de fondos. De acuerdo con estas necesidades los estados financieros basicos son: Estado de situacion financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Esta integrado por: o Activo o Pasivo o Capital Contable

El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificacion de los activos se realiza de la siguiente manera: o Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de. o Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bienes inmuebles. o Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa que no son fisicamente medibles a saber los gastos de instalacion, rentas pagadas por anticipado. Los pasivos estan integrados por todas las deudas que se tienen en la empresa y estan integrados por: Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un ano como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. o Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a mas de un ano como son los creditos hipotecarios. El capital contable esta integrado por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en anos anteriores y las reservas legales. Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o perdida resultante en el periodo. Los elementos que integran este estado financiero son: o Ventas o Devoluciones y rebajas sobre ventas o Costos y gastos o Utilidad bruta Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversion de los propietarios durante el periodo.

El presente estado financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una empresa. Estado de cambios en la situacion financiera. Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el periodo; se elabora tomando los balances generales de dos periodos, y comparandolos para determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la empresa durante esos anos. Otros registros contables Comprende una serie de registros que se senalan a continuacion: o Bienes de produccion o Registro de nomina o Registro de las devoluciones y rebajas en ventas o Registro de comprobantes o Registro de Cheques

Registro contable Introduccion La informacion financiera implica todo un proceso que en forma general abarcaria: a) Conocer las caracteristicas de cada negocio, asi como sus necesidades de    informacion. b) Establecer un catalogo de cuentas y cerciorarse de su uso correcto. c) Elaborar formas a traves de las cuales se pueda concentrar la informacion de las operaciones realizadas. d) Disenar e implantar un sistema de registro, ya sea manual o en forma electronica, adecuado para el registro y control de las transacciones. Esquemas de mayor El Balance General y el Estado de Resultados son el resultado de las operaciones practicadas por un comerciante.

Sin embargo, falta por ver la forma en que estas operaciones modifican los valores del Activo, Pasivo, Capital y Resultados La formula contable basica: Activo = pasivo + capital contable No es suficiente para el administrador de un negocio, ya que no proporciona el detalle necesario de la integracion de los Activos, Pasivos y Capital contable. Por lo tanto, se debe utilizar una cuenta individual para cada tipo de activo, pasivo, capital o patrimonio, ingresos y gastos, por ejemplo, para bancos, clientes, almacen, edificio, prestamos bancarios, capital social, ventas, costo de ventas, etc. , para conocer cuanto tienes en cada clasificacion. La cuenta es la unidad basica de registro de la contabilidad. Esquematicamente, la cuenta se representa en forma de «T».

El lado izquierdo de la cuenta se llama debe. El lado derecho de la cuenta se llama haber. Las operaciones se registran en la cuenta y son conocidas como asientos. El asiento hecho del lado del debe se llama cargo o debito. El asiento hecho del lado del haber se conoce como abono o credito. El saldo de la cuenta es la diferencia entre los cargos y los abonos. Si la suma de cargos es superior a la suma de los abonos, el saldo sera deudor. Si por el contrario, la suma de abonos es superior a la de cargos, el saldo sera acreedor, es decir, solo puede quedar un saldo. El sistema contable se basa en la teoria de la partida doble, la cual se sustenta en el principio de causa y efecto.

Dicha teoria permite que el sistema contable se mantenga en equilibrio. La teoria de la partida doble se puede enunciar de la siguiente manera: a todo cargo o suma de cargos corresponde un abono o suma de abonos por la misma cantidad. Esta teoria se fundamenta en la ecuacion basica de la contabilidad. Activo = pasivo + capital contable Activo = pasivo + capital social ± resultados Para explicar la regla de la partida doble, vamos a recordar las fuentes de recursos y sus aplicaciones en una balanza. A todo lo que le pertenece a la empresa, es decir, al activo le daremos un signo + (positivo) y para reconocer de donde obtuvo la empresa el dinero, a las reclamaciones posibles le damos un signo (negativo). ) Un cargo en el activo va a significar un aumento del mismo, mientras que un abono significara una disminucion del activo. Por eso, se dice que todas las cuentas del activo deben tener saldo deudor. 2) En el pasivo un cargo va a implicar una disminucion y un abono, un aumento. Al decir que le debes al banco, tienes mas obligaciones por pagar (pasivo). Por eso todas las cuentas del pasivo tienen saldo acreedor. 3) Para el capital contable, un cargo va a significar una disminucion; por ejemplo, costos, gastos y un abono, un aumento, ejemplo, capital aportado o ventas del negocio, productos financieros. Es decir, las cuentas de Capital y los ingresos tienen saldo acreedor y los costos y gastos, saldo deudor. Catalogo de cuentas

El conjunto de cuentas que se manejan en un negocio se llama catalogo de cuentas. Es importante tener un catalogo de cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la contabilidad, a traves de un proceso de captacion de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un catalogo adecuado a la operacion del negocio. Para el registro de las operaciones en sistemas electronicos de procesamiento de datos, esto es indispensable ya que, de no contar con un catalogo y un codigo, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la informacion que se le programa.

En sistemas de registro directo (maquinas de contabilidad) o manuales, tambien es necesario porque facilita el trabajo para tener un orden y una identificacion numerica de las cuentas. Un catalogo de cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza; cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos, cuentas de gastos. Esto facilita su localizacion, al clasificar la operacion, al hacer el registro y el resumen. Libros de contabilidad El comerciante, de conformidad con la Ley, esta obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad, que permita identificar las operaciones individuales y sus documentos comprobatorios con los registros contables.

Cada operacion que realice debe ser clasificada, con base en el catalogo de cuentas, para ser registrada en las cuentas que corresponden. La Ley nos indica que las operaciones de un negocio se deben registrar en libros, ya sea manualmente, o en forma electronica. De conformidad con las leyes y reglamentos, se debera conservar los libros, registros, documentos y archivos de la empresa durante 10 anos cuando menos. Si tu negocio esta constituido como una sociedad anonima, debes registrar las operaciones del negocio en: El Libro diario. El Libro mayor. El Libro de inventarios y balances. Si tu negocio esta constituido como contribuyente menor, de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta, deberas registrar tus operaciones en el libro de entradas y salidas. . El metodo contable 1. 1. Concepto Cualquier empresa, para llevar a cabo su actividad, realiza operaciones con el mundo exterior: compra, vende, etc. ; como consecuencia de estas actuaciones, su patrimonio se ve alterado y obtiene resultados: beneficios o perdidas. La contabilidad financiera es el area contable que se ocupa de emitir informacion relativa a este tipo de transacciones, proporcionando datos que se refieren, principalmente, al patrimonio poseido por la empresa en un momento dado y a los resultados generados en cierto periodo de tiempo. A lo largo de todo este libro, se hara referencia a la contabilidad financiera de las empresas.

Para elaborar esta informacion, se sigue y aplica un metodo especifico, que engloba y reune una serie de postulados e hipotesis concernientes a como: • Se captan o perciben los hechos economicos que la entidad realiza. En la observacion de la realidad economica prima el principio de dualidad. • Se valoran las operaciones. • Se traducen estas a un lenguaje contable, es decir, como se registran contablemente. • Se obtienen, tras la contabilizacion de estas transacciones, unos estados sinteticos que contengan, de manera ordenada, datos significativos, que muestren adecuada y fielmente la realidad economica de la empresa. A este proceso se le conoce con el nombre de agregacion. 1. 2. Principio de dualidad

Consiste en distinguir en cualquier hecho empirico, al menos, dos elementos que se relacionan entre si. Este principio tambien es aplicable a los hechos economicos. Asi, la empresa, al captar o percibir cualquiera de las transacciones que realiza, distinguira, como minimo, dos elementos que intervienen en la misma. Dentro de estos elementos, habra que diferenciar el que constituye el origen o recurso de la operacion (la causa) y al que se considera el empleo o aplicacion (efecto). Por ejemplo, si una empresa compra al contado un camion, los elementos involucrados en esta transaccion son: el camion y el dinero, que juegan los siguientes papeles: |Empleo o Aplicacion |