Sistemas suaves

Universidad Nacional de Colombia -Sede Bogota- Facultad: Ciencias Economicas Programa: Administracion de Empresas Sistemas de Informacion Gerencial Leonardo Ochoa Tercera Entrega Metodologia de Sistemas Suaves Caso: Contratacion SENA Erika Diaz Tapia Camilo Varon Bogota D, C Diciembre 1 de 2009 INTRODUCCION A traves de este trabajo quisieramos brindar una pronta solucion a un problema de gestion administrativa y de carencia tecnologica, de una entidad estatal reconocida en el pais por su contribucion en el desarrollo humano, social y laboral de sus habitantes; el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

La busqueda de la capacitacion tecnica del recurso humano; la formacion de personas para vincularlas al mercado laboral, de manera empleada o emprendedora, la realizacion de actividades de desarrollo empresarial, comunitario y tecnologico, junto con su enfoque por competencias laborales para adaptarse a los parametros establecidos por otras instituciones de educacion superior y tecnica mundiales, le han permitido generar calidad, pertinencia y eficiencia en el cumpliendo de su mision.

Sin embargo, pese a todo su esfuerzo por brindar lo mejor a sus aprendices; ha dejado a un lado, el trato pertinente de sus clientes internos los cuales constituyen la base de su razon de ser, generando en ellos frustracion, bajo sentido de pertenencia y consecuente

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con ello, reducciones en su calidad del trabajo. Lo que a largo plazo generara una mala imagen de la institucion y un deterioro de los esfuerzos hasta ahora realizados. Es por ello que de la mano de la Metodologia de

Sistemas Suaves y del desarrollo de sistemas de informacion gerencial, plantearemos paso a paso las posibles salidas a esta problematica social, llegando al final a la mas optima de las opciones. INDICE 1. REPLANTEAMIENTO | 4 | 2. 1. El problema | 4 | 2. 2. Definicion de sistema solucion | 6 | 2. 3. Modelo Conceptual | 8 | 2. CONFRONTACION | 10 | 3. DEFINICION DE CAMBIOS | 11 | 4. PLAN DE ACCION | 12 | ANEXOS Anexo 1 – Imagen enriquecida | | 1. REPLANTEAMIENTO

Con el proposito de aclarar cada uno de los puntos en torno a la problematica expuesta en entregas anteriores se reestructura con la mayor brevedad posible el problema y asi proponer un sistema solucion que se ajuste a la situacion no estructurada. 2. 1. El problema Bajo el lema: “SENA: Conocimiento para todos los colombianos”, durante el periodo 2002-2006, la entidad se trazo como meta la tarea de redisenarse para ponerse a tono con la globalizacion y entrar renovada en la era digital.

Entre 2001 y 2002 invirtio $33 mil millones en teleinformatica, formacion de personas con competencias especificas en tecnologias de informacion y comunicacion. Se desarrollaron seis grandes proyectos: aulas abiertas, aulas itinerantes, nueva oferta educativa, comunidad virtual, videoconferencia y la pagina web. Seguido de ello en Agosto de 2003, se implemento el aprendizaje virtual, con ventajas como la alta cobertura, la distribucion territorial equilibrada, la posibilidad de acortar distancias, ademas de la atencion flexible y oportuna del e-learning empresarial.

Complementariamente se han venido estableciendo convenios o alianzas interinstitucionales con empresas lideres del sector de tecnologia a nivel mundial, situacion que le ha permitido a la entidad incorporar dentro de los procesos de formacion de aprendices en temas relacionados con TIC’s, el uso de contenidos, materiales didacticos, evaluaciones oficiales y facilidades complementarias propietarias de dichas empresas, permitiendo que la formacion que imparte la entidad sea potenciada para estar acorde con altos estandares de calidad mundiales.

No obstante, teniendo una fuerte inversion en la plataforma tecnologica actual y con multiples convenios como los anteriormente nombrados, no se evidencia una presencia formal de las Tic’s en el ambito administrativo mas que los programas basicos manejados en cualquier entidad como es Microsoft Office Outlook y la plataforma gmail para el Sena denominada www. misena. edu. o En el caso de los instructores estos a su vez manejan misena como correo institucional y la plataforma blackboard como medio de formacion virtual y seguimiento del record de instructores virtuales. Igualmente se usan las videoconferencias para la comunicacion con los diferentes centros de formacion a nivel Nacional y la direccion general de la entidad. Percepcion del Problema:

Como se ha evidenciado el SENA carece de software o programas que faciliten el funcionamiento de la parte administrativa y homogenicen procedimientos a nivel nacional, pues aunque existen formatos de calidad para el control interno de actividades; los centros de formacion que son dirigidos por un Subdirector en cada centro, tiene autonomia de manejar algunos procedimientos como se crea conveniente, lo que genera en algunos casos injusticias, desorganizacion, desinformacion y falta de control.

Es el caso, del sistema de contratacion de Instructores en el cual se evidencia problemas desde su inicio, pues por falta de una base de datos de los instructores a nivel Nacional, una sola persona puede aplicar a varias convocatorias en diferentes centros y si corre con la suerte de pasar las pruebas en los dos, puede llegar a tener doble contratacion (lo cual no es permitido en el sector publico) sin que se de cuenta la entidad, pues las dependencias que manejan la contratacion en cada centro no tienen un canal de comunicacion entre ellas.

De la misma forma no hay un proceso de seleccion estandarizado, cada centro elige a los contratistas como disponga, lo que genera deficiencias de calidad en los profesionales de algunos centros. Por ultimo tambien se evidencia falta de canales de comunicacion mas eficientes dentro del mismo centro, entre las personas que estan encargadas de todo el proceso de contratacion, pues fallas en los requisitos del perfil y en la cantidad de horas establecidas por instructor generan demoras, desanimos y apatia al proceso.

Como resultado de las deficiencias en de las herramientas basicas para el manejo de los procesos de contratacion se observan los siguientes nichos de problema: 1. No hay estandarizacion en el proceso de seleccion. 2. Publicacion de los resultados en una cartelera fisica la cual hay que observar el mismo dia, pues al dia siguiente en la manana es la entrega de documentos, esta publicacion se demora aproximadamente 5 horas. 3.

Falta de comunicacion entre los responsables de todo el proceso. 4. El filtro de la bolsa de empleo, no es efectivo pues hay devoluciones de papeles en la mitad del tramite de contratacion. 5. El proceso de elaboracion del contrato es demorado y repetitivo. 6. La carpeta del contratista con sus respectivos documentos es almacenada, y es vuelta a construir cuando se le hace una nueva contratacion. 7. No existe una base de datos total de los instructores y de su seguimiento de horas. 8.

La persona que es contratada ejecuta sus labores por el tiempo determinado y finalizado su contrato tiene que volver a presentar las pruebas, sin que haya una calificacion de sus actividades dentro de la entidad. En general los procesos de contratacion, control y recontratacion de instructores son ineficientes lo que conduce a lo que podriamos llamas un fallo multi sistemico, al generar problemas en el clima organizacional, el area de recursos humanos y en el area de operativa encargada de realizar la contratacion y control a los instructores que termine en la renovacion o no del contrato.

Propuesta de solucion A manera de solucion se plantea la posibilidad de reajustar los sistemas actuales de operacion, control y comunicacion interno dentro de cada centro como la plataforma blackboard y el sistema misena entrenando al personal encargado para implementar las herramientas actuales en el control de los instructores y avaluar a cada uno de los instructores. Adicional desarrollar un sistema digital de contratacion mas adecuado a las necesidades de los centros apoyados en bases de datos de los aspirantes con informacion compartida entre centros. 2. 2. Definicion de sistemas solucion

Se deben desarrollar tres subsistemas solucion que se complementan asi mismo para dar solucion de sistema. Es decir, para que el sistema principal de contratacion funcione correctamente debe sustentarse en diferentes subsistemas. Para lograr un proceso de contratacion efectiva en continuo movimiento se requiere de una base de datos alimentada digitalmente con el fin de realizar el proceso de vinculacion de nuevo personal. Un sistema de capacitacion para los usuarios del sistema de contratacion que permita a los usuarios utilizar las herramientas de manera adecuada.

Y por ultimo se requiere un sistema de recontratacion que involucre la evaluacion de los estudiantes al momento de valorar el desempeno de los instructores a demas estar apoyado en los las bases de datos de la primera contratacion y asi evitar repetir el proceso como si desde el inicio como si nunca hubiese sido contratado. 1. El primer sistema corresponde al desarrollo del proceso de vinculacion de los aspirantes que se presentan por primera vez o se han presentado sin ser contratados y del cual ya hay un registro en la bases de informacion.

C | Cliente | Aspirante. | A | Actores | Operadores del sistema de contratacion. | T | Transformacion | Estandariza el proceso de seleccion y desarrollar una base de datos cruzada entre los centros. | W | Weltanschauung | No permitir la doble contratacion, presentar los documentos una sola vez, establecer los parametros de los perfiles y presentar resultados de forma adecuada. Aumentar la eficiencia del proceso de contratacion. | O | Owners | Ingenieros encargados de desarrollar el sistema de informacion y operadores del sistema. |

E | Environment | Tecnicas anteriormente disenadas para la seleccion, falta de insumos para desarrollar el sistema digital para la base de datos. | 2. Sistema de capacitacion a los usuarios del sistema de contratacion. C | Cliente | Operados del sistema. | A | Actores | Operadores, especialista en el sistema (capacitadores). | T | Transformacion | Hacer jornadas de capacitacion a los operarios del sistema a cerca del manejo de las bases de datos. | W | Weltanschauung | Garantizar la calidad del sistema de contratacion, el buen uso del sistema y aumentar la eficiencia del sistema. O | Owners | Instructores de capacitacion, usuarios e ingenieros en desarrollo del sistema. | E | Environment | Resistencia al cambio de los usuarios del sistema dificultades en la complejidad y alcance del sistema de contratacion y del sistema de capacitacion. | 3. Sistema de recontratacion de los instructores apoyado en la informacion contenida en las bases de datos de contratos anteriores. C | Cliente | Instructores que desean permanecer en la organizacion. |

A | Actores | Instructores, operadores del sistema de contratacion y estudiantes (evaluadores de desempeno) | T | Transformacion | Estandarizar el proceso de recontratacion sin duplicados de informacion. | W | Weltanschauung | No permitir la doble contratacion, no reiniciar el proceso desde cero, utilizar los datos ya recabados y minimizar el tiempo del proceso. | O | Owners | Operadores del sistema. | E | Environment | Se requiere ingresar los datos a las nuevas bases de datos, resistencia al cambio de los anteriores procesos. 2. 3. Modelos Conceptuales 1. Modelo para contratacion de aspirantes por primera vez o que nunca han hecho parte de la organizacion habiendo aplicado a convocatorias anteriores. 2. Este es el modelo que permite la union entre al antes y el despues mediante la capacitacion constante del personal que esta al tanto del proceso de vinculacion y renovacion de contratos. 3. Modelo para re-contratar a los instructores sin realizar el todo el procedimiento de vinculacion desde el inicio. 2. CONFRONTACION (Paso 5)

Esta es la matriz de confrontacion de realidad Vs modelo, para el sistema de contratacion de aspirantes por primera vez o que nunca han hecho parte de la organizacion habiendo aplicado a convocatorias anteriores. Actividad | Existe? | ? Como? | ? Quien? | Comentario | IDENTIFICAR vacante | Si | Se analizan los requerimientos para el puesto | Coordinador de centro | Duplicidad de informacion que lleve a no identificar la vacante | DESARROLLAR perfil | Si | Segun la vacante | Coordinador | Se desarrolla perfil pero no se utiliza en la seleccion del personal |

CONVOCAR | Si | Medios electronicos | Coordinador aspirante | Utilizar la convocatoria para alimentar las bases de datos y no perder informacion | EVALUAR lista de candidatos | Si | Papel no digital | Usuario del sistema | No alimentar la bases de datos o alimentarla de forma inadecuada. | INTRODUCIR a bases de datos | No | Digitalizando los datos del aspirante | Usuario del sistema de informacion | Tener clara la estandarizacion del proceso | CONTRASTAR perfil con necesidad | Si | Despues de hacer las | Analistas y coordinadores | Se debe realizar antes de la evaluacion de conocimiento |

PRESELECCIONAR | No | Hacer los contrastes antes que las pruebas | Analistas y coordinadores | Hacerla antes de tiempo | HACER pruebas | Si | De acuerdo a requerimientos | Coordinador analistas | No tener claros los requerimientos tecnicos | CONTRATAR | Si | Hacer firmar el contrato con papeles en regla | Coordinador | Informacion falsa en documentos, danar el contexto | Este es el modelo de confrontacion del modelo para re-contratar a los instructores sin realizar el todo el procedimiento de vinculacion desde el inicio. Actividad | Existe? | ? Como? | ? Quien? | Comentario |

EXAMINAR el requerimiento de personal | Si | Examinar cuantos instructores se necesitan | Coordinador | Estimar mal los requerimientos de personal debido a los volumenes de cursos | CALIFICAR desempeno | No | Evaluar desempeno a traves de tests a los estudiantes | Estudiantes | Negarse a responder los tests de calificacion | CONVOCAR | No | Reenviar convocatoria via e-mail al instructor | Coordinador | No enviar la convocatoria | EVALUAR lista de candidatos | No | Analizar bases de datos | Usuarios de las bases de datos u operarios | Dejar por fuera a los anteriores instructores |

BUSCAR informacion de bases de datos | No | Analizar las bases de datos para la informacion basica | Usuarios de las bases de datos u operarios | No saber manejar la base de datos o sistema | CONTRASTAR perfil con necesidad | No | Evaluar los comportamientos y pruebas del instructor | Coordinador | Disenar un perfil inadecuado a las necesidades | VERIFICAR disponibilidad | No | Enviar formato de disponibilidad | Instructores | Aceptar sin tener tiempo | CONTRATAR | Si | Firmar la hoja de contrato | Coordinador | Retractarse de firmar el contrato | 3.

DEFINICION DE CAMBIOS (Paso 6) En general, todos los cambios son viables y deseables en la medida que mejoran la eficiencia de la organizacion. Cada uno de los cambios afecta los procedimientos al modificar el orden de las actividades, como la contratacion y ademas adicionan actividades que garantizan la calidad del servicio. Mas especificamente se puede hablar de cambios en los procedimientos de analisis de puestos, verificacion de necesidades, requerimientos de documentos y realizacion de pruebas, que ahora siguen un protocolo establecido y se apoya en bases de datos.

Se realizaron cambios tecnologicos al implementar una base de datos que contiene la documentacion pertinente a los aspirantes. Dicha bases de datos no se desarrollo desde cero, si no que aprovecha los sistemas ya existentes como la plataforma blackboard y la pagina mi sena, en conjunto con programas basicos como Access y Outlook. Esta base de datos no solo registra informacion de los aspirantes, si no tambien tiene en cuanta la informacion recolectada de instructores que han trabajado anteriormente con la organizacion.

Adicional a esto, se espera un valor agregado al poder cruzar la informacion entre los centros del sena, para evitar dobles contrataciones con el mismo individuo. Existen cambios de actitud al disenar un programa de capacitacion que permita llevar a cabo los cambios en los sistemas. Es decir, la viabilidad de los cambios tiene como piedra angular el sistema de capacitacion que se enfoca en lograr un cambio en las actitudes de los usuarios y aumentar las herramientas tecnicas.

Finalmente, para comprender la magnitud y alcance de los cambios se debe considerar que se hacen cambios administrativos, procedimentales y tecnologicos que no afectan la estructura organizacional y que se hacen viables en la medida que cada uno de los subsistemas apoyan el sistema total. 4. PLAN DE ACCION (Paso 7) Actividad | Recursos | Costo | Responsable | Proceso de contratacion – concerniente a la seleccion y evaluacion. | Tiempo y personal para analizar los datos | $50. 000 por aspirante | Coordinador por centro | Desarrollo de bases de datos | Plataforma e infraestructura | $5. 000. 00 | Ingeniero de sistemas. | Alimentar las bases de datos | Sistemas de contratacion y bases de datos | $400. 000 por usuarios u operarios | Usuarios del sistema (Operarios) | Capacitar a los usuarios | Tiempo, infraestructura, oradores especialistas | $2. 000. 000 por reunion | Oradores especialistas en aplicaciones del sistema | Evaluar a los instructores | Tiempo y logar para evaluar | $0 pesos, tiempo para hacer el test | Estudiantes | Re-contratar | Bases de datos, tiempo y personal | $50. 000 para documentacion y procesos de apoyo | Coordinador – Instructores | ANEXOS Anexo 1 – Imagen enriquecida