Sistemas de control interno

?Que es un Sistema? Un sistema es un conjunto de «elementos» relacionados entre si, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y solo estos, formaran el sistema que vamos a estudiar. sistemico que trata de comprender el funcionamiento de la sociedad desde una perspectiva holistica e integradora, en donde lo importante son las relaciones entre los componentes. Se llama holismo al punto de vista que se interesa mas por el todo que por las partes.

El enfoque sistemico no concibe la posibilidad de explicar un elemento si no es precisamente en su relacion con el todo. Metodologicamente, por tanto el enfoque sistemico es lo opuesto al individualismo metodologico, aunque esto no implique necesariamente que esten en contradiccion. Sistema es un conjunto organizado de elementos que interactuan entre si o son interdependientes, formando un todo complejo, identificable y distinto. Por elementos de un sistema se entienden no solo sus componentes fisicos sino las funciones que estos realizan.

Algun conjunto de elementos de un sistema puede ser considerado un subsistema si mantienen una relacion entre si que los hace tambien un conjunto identificable y distinto. Los sistemas reciben del exterior entradas (inputs) en forma, por ejemplo, de informacion,

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o de recursos fisicos, o de energia. Las entradas son sometidas a procesos de transformacion como consecuencia de los cuales se obtienen unos resultados o salidas (outputs). Se dice que hay realimentacion o retroalimentacion (feed-back): cuando parte de las salidas de un sistema vuelven a el en forma de entrada.

La realimentacion es necesaria para que cualquier sistema pueda ejercer control de sus propios procesos. Cuando de un subsistema se conocen solo las entradas y las salidas pero no los procesos internos se dice que es una caja negra. Definicion de Auditoria: Revision de la contabilidad de una empresa u organizacion para garantizar la veracidad y regularidad de las cuentas y elaborar un dictamen sobre la calidad y el rigor de la gestion. 1. 2 Concepto general de auditoria Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicandose a observar si los mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de accion de la auditoria ha continuado extendiendose; no obstante son muchos los que todavia la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe Holmes: «… la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos. «

Por otra parte tenemos la conceptuacion sintetica de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente: «… el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, asi como la veracidad de los estados o situaciones que dichasanotaciones producen. » Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccion contable de las cifras de los estados financieros; Es la revision misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos. ———————————————— Auditor Se llama auditor a la persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestion administrativa y financiera de una dependencia o entidad (dependencia= institucion de gobierno, entidad= empresas particulares o sociedades. ) con el proposito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeno. Originalmente la palabra que se define significa «oidor» u «oyente».

El origen de su uso en la contaduria puede encontrarse en epocas remotas en Inglaterra, cuando pocas personas sabian leer y las cuentas de los grandes propietarios eran «oidas» en vez de ser examinadas como se hace en la actualidad. En Espana, aparece esta figura en la creacion de la Generalidad de Cataluna por parte de las Cortes catalanas de 1358, donde nombra»oidores de cuentas» para controlar las cuentas de los diputados. La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ultimos anos, sto debido a lo practico que resulta al medir la eficiencia y laproductividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades basicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducira a conocer la situacion real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacion que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor vision sobre su gestion.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacion en todos losprocedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, asi como tambien llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesion a las exigencias ordenadas por la gerencia.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organizacion. Siendo las cosas asi, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa.

Dentro de este orden de ideas, (Catacora, 1996:238), expresa que el control interno: «Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable».

En la perspectiva que aqui adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no seran las mas adecuadas para su gestion e incluso podria llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

Despues de revisar y analizar algunos conceptos con relacion al control, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistematica de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de perdidas y en sus defectos prever las mismas. Sea cual sea la aplicacion del control que se quiere implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas.

Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de unproceso o gestion administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de deteccion de los cuales se ejecutan durante o despues de un proceso, laeficacia de este tipo de control dependera principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucion del proceso y la ejecucion del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir.

Unido a esto, (Poch, 1992:17), expresa «el control aplicado de la gestion tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos. » Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, (Leonard, 1990:33), asegura «los controles es en realidad una tarea de comprobacion para estarseguro que todo se encuentra en orden. «. Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existira una interrelacion positiva entre ellos, la cual vendria a constituir un sistema de control sumamente mas efectivo.

Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente senala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y asi su reiteracion. Una vez que el sistema esta operando, se requiere de una prevision sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos estan operando como se planeo. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos intimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organizacion.

Entrando mas de lleno en el tema central, el control interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y ademas, lo establece la direccion o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patron de comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la organizacion fluyan con mayor facilidad.

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organizacion, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la unica finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la (Federacion de Colegios de Contadores Publicos de Venezuela 1994:310), la define como: El plan de organizacion, de todos los metodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesion a las practicas ordenadas para cada empresa».

Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo tambien desde un punto de vista financiero donde (Holmes, 1994:3), lo define como: «Una funcion de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraeran obligaciones sin autorizacion». Asimismo, el concepto de control interno emitido or (Redondo, 1993:267), es: «se debe hacer un estudio y una evaluacion adecuada de control interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitaran los procedimientos de auditorias». Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el plan de organizacion, y todos los metodos que facilitan la planeacion y control de la empresa (planes y presupuestos).

Con relacion al contable, se puede decir que comprende de metodos y procedimientos relacionados con la autorizacion de transacciones, tal es el caso de losregistros financieros y contables. Dentro de esta perspectiva (Catacora, 1996:238), senala que: «un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto decosto/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno disena pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos».

Es notorio manifestar, que el control interno tiene como mision ayudar en la consecucion de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas especificas planteadas que sin duda alguna mejorara la conduccion de la organizacion, con el fin de optimizar la gestion administrativa. Sin embargo sobre este punto, es importante senalar que, para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, agil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista.

Todo esto tomando en cuenta que la clasificacion del mismo puede ser preventiva o de deteccion para que sea originaria. El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita unicamente a la confiabilidad en la manifestacion de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambien evalua el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.

El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el termino error se refiere a omisiones no intencionales, y el termino irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan laprobabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacion, fraude o colusion, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccion del negocio. Segun (Meigs, W; Larsen, G. 994:49), el proposito del control interno es: «Promover la operacion, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organizacion». Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentandose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viendose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.

El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la situacion que se considere en peligro de perdida, es decir, si a menudo se presenta esta situacion tratar de eliminar o reducirlas al maximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que eldesempeno realizado por las politicas fijadas de la organizacion y por ultimo procurar que el control interno establecido de como resultado, mantener ala administracion informada del manejo operativo y financiero y que dicha informacion sea confiable y llegue en el momento mas oportuno, para asi, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situacion real que esta atravesando la empresa. Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a traves de los diferentes procedimientos de supervision deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Segun el impacto de las deficiencias, los destinatarios de lainformacion pueden ser tanto las personas responsables de la funcion o actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores eticos aceptados, que constituyan un solido fundamentomoral para su onduccion y operacion. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal. En conclusion podemos decir, que la importancia que esta adquiriendo el control interno en los ultimos tiempos, a causa de numerosos problemasproducidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administracion asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habian dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administraciontenga claro en que consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantacion.

El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusion entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas decomunicacion y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. El control interno es una funcion que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraeran obligaciones sin autorizacion. Una segunda definicion definiria al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre si, tienen por objetivo proteger los activos de la organizacion.

Entre los objetivos del control interno tenemos 1. Proteger los activos de la organizacion evitando perdidas por fraudes o negligencias. 1. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la direccion para la toma de decisiones. 1. Promover la eficiencia de la explotacion. 1. Estimular el seguimiento de las practicas ordenadas por la gerencia. 1. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: 1. Un plan de organizacion que proporcione una apropiada distribucion funcional de la autoridad y la responsabilidad. 1.

Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. 1. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. 1. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporcion con sus responsabilidades. La Auditoria Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccion de dicho control interno. La teoria Z sugiere que los individuos no desligan su condicion de seres humanos a la de empleados y que la humanizacion de las condiciones de trabajo aumenta la productividad de la empresa y a la vez la autoestima de los empleados

La «teoria Z» tambien llamada «metodo japones», es una teoria administrativa desarrollada por William Ouchi y Richard Pascale (colaborador), quienes, al igual que McGregor al constratar su teoria Y a una teoria X, la contrastaron con una «teoria A». Basicamente Ouchi considera que hay tres tipos de empresa, la del tipo A que asimilo a las empresas americanas, las del tipo J que asimilo a las firmas japonesas y las de tipo Z que tienen una nueva cultura, la cultura Z. Esta nueva cultura Z esta llena de caracteristicas poco aplicadas en las empresas de occidente de la epoca y mas bien recoge ciertas caracteristicas comunes a las de las companias japonesas.

La teoria Z es participativa y se basa en las relaciones humanas, pretende entender al trabajador como un ser integral que no puede separar su vida laboral de su vida personal, por ello invoca ciertas condiciones especiales como la confianza, el trabajo en equipo, el empleo de por vida, las relaciones personales estrechas y la toma de decisiones colectiva, todas ellas aplicadas en orden de obtener un mayor rendimiento del recurso humano y asi conseguir mayor productividad empresarial, se trata de crear una nueva filosofia empresarial humanista en la cual la compania se encuentre comprometida con su gente. Pero ? por que esta aurea de comprension tan filial entre empresa y empleados? porque Ouchi considera firmemente que un empleo es mas que eso, es la parte estructural de la vida de los empleados, es lo que les permite vivir donde viven, comer lo que comen, vestir lo que visten, define sus anos de vejez… entonces, si este empleo es desarrollado de forma total dentro de una organizacion (como ocurre en la teoria Z), la persona se integra a ella y crea un sentido de pertenencia  que la lleva a dar todo lo que es posible por alcanzar los objetivos empresariales, con lo cual la productividad estaria practicamente asegurada. Teoria Z -> Cultura Z La teoria Z de Ouchi busca crear una nueva cultura empresarial en la cual la gente encuentre un ambiente laboral integral que les permita auto-superarse para su propio bien y el de la empresa PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA TEORIA Z Son tres los principios basicos de la teoria de Ouchi: * Confianza * Atencion a las relaciones humanas * Relaciones sociales estrechas La confianza es la piedra angular de la cultura Z COMO DESARROLLAR LA CULTURA DE LA EMPRESA Z

Ouchi identifico los siguientes trece pasos que permiten transformar la organizacion en una empresa Z: 1. – Comprender primeramente el Tipo Z de organizacion y el papel que han de jugar los participantes en la transformacion. 2. – Revaluar la filosofia establecida en la organizacion a punto de transformarse. 3. – Definir la nueva filosofia a implementar y hacer participe a la directiva de la nueva direccion a tomar. 4. – Comenzar la implementacion creando las estructuras y los incentivos. 5. – Desarrollar los lazos personales entre los participantes de la nueva organizacion. 6. – Re-evaluar el progreso hasta este punto. 7. – Participar al sindicato en el proceso. 8. – Estabilizar el numero y categorias de empleados. . – Establecer el sistema (lento) de evaluacion y promocion de los trabajadores. 10. – Ampliar y generalizar las carreras de los trabajadores. 11. – Implementacion final hasta este punto. 12. – Promover la participacion y dedicacion de los trabajadores a la organizacion. 13. – Promover la dedicacion totalmente envolvente entre los empleados. Esto incluye todos los aspectos de la vida social y familiar de estos. Metas comunes Trabajar en equipo, compartir los mismos objetivos, disfrutar lo que se hace y la satisfaccion por la tarea cumplida son caracteristicas de la cultura Z que abren las posibilidades de mejorar el rendimiento en el trabajo

Se ha dicho mucho de la cultura Z y de las empresas japonesas, pero tambien se ha visto como puede afectar la vida de una persona el paternalismo que conlleva la implementacion de una cultura Z, en Japon las personas caen en serias depresiones cuando pierden sus trabajos y culturalmente son rechazadas las personas desempleadas. Nada es bueno si se lleva al extremo y esta teoria tiene unos aspectos positivos y otros que no lo son tanto, cada quien juzgara. Teoria X. Supuestos: 1) La gente tiene una aversion al trabajo. 2) Debe ser castigado y amenazado para que trabaje. 3) Prefiere ser dirigido para evitar responsabilidades. *Teoria Y. Supuestos: 1) El desgaste del esfuerzo fisico y mental en el trabajo es tan natural como en el juego. 2) El comun de la gente aprende en condiciones adecuadas. 3) El individuo lograra los objetivos de la empresa siempre y cuando la empresa logre sus objetivos personales. 4) La capacidad de la gente solo se utiliza en parte. ) La mayoria de la gente tiene creatividad e ingenio ARTICULO 23: Independencia Mental La independencia mental es una caracteristica inherente a la calidad profesional de quien la ejerce. En tal tesitura se considera que todos los profesionales son independientes para ejercer la esencia de la profesion: la opinion y la responsabilizacion de la informacion financiera. El profesional no debe admitir jamas que la independencia economica -relativa en todo caso- o bien, la dependencia influyan en la esencia de su actividad profesional y pudieran afectar su recto criterio y opinion, calidad a la que esta obligado, sin ninguna texativa y con toda responsabilidad concomitante.

Debera sin embargo, senalar con absoluta claridad, junto al nombre y firma que avalen la informacion financiera, la relacion que guarda con la empresa cuya informacion financiera proporciona, ya sea como asesor o auditor externo o como miembro interno de la misma, en el ejercicio de un puesto en la organizacion, caracteristica que debe indicar expresamente. Corresponde a la Federacion Nacional de la Asociacion Mexicana de Colegios de Contadores Publicos, A. C. , a traves de cuadernos profesionales u otros procedimientos que juzgue pertinentes senalar, la modalidad con la que el profesional expresara en cada caso, su opinion y a la que se ajustara obligatoriamente. Asimismo, institucional es la necesidad, de difundir estas caracteristicas tecnicas entre los posibles contratantes del profesional, los usuarios de la informacion financiera que proporciona y la sociedad en general. Razones Externas. ) Cambios en el marco legislativo. La liberacion o la legislacion cambian el entorno, convirtiendolo en menos previsible, ya que se sustituye una situacion perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia. La privatizacion de organizaciones cambia la orientacion de las mismas, obligandolas a evolucionar desde un modelo burocratico a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones. La supresion de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos. b) Fluctuaciones del mercado.

Los ciclos economicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientacion. La innovacion tecnologia puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios. Razones externas. La planificacion de la sucesion en puestos directivos hace posible la identificacion de nuevos valores internos o fichaje de personal externo. La busqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones directivas clave. La resolucion de problemas de comunicacion motiva la auditoria, tamo para diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones. Tambien podemos encontrar: Razones interno – externas,

Es conveniente realizar una auditoria entre la firma de los acuerdos iniciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestion del equipo directivo coparticipe y analizar la posicion competitiva de la empresa. (b) La reorganizar de la empresa. Puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creacion de un nuevo producto. (c) La emision de ofertas publicas en mercados financieros. El exito de una oferta publica radica en la capacidad de conviccion de la empresa cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditoria puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus gestores actuales.

Comprender el concepto, caracteristicas y los fundamentos de los sistemas de valoracion de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccion que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacion pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancias mediante la realizacion de un conteo fisico en forma periodica, el cual se denomina inventario inicial o final segun sea el caso. Inventario inicial: Es la relacion detallada y minuciosa de las existencias de mercancias que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despues de hacer un conteo fisico.

Inventario final: Es la relacion de existencias al finalizar un periodo contable. SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancia en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo fisico, por que los movimientos de compra y venta de mercancias se registra directamente en el momento de realizar la transaccion a su precio de costo. Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancias denominado “Kardex”, en el cual se registra cada articulo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancias.

Comentario: Las empresas que esten por ley obligadas a presentar declaracion tributaria, deben utilizar el sistema de inventario permanente Acoplando el criterio Los inventarios de mercancias constituyen todas las existencias a precio de costo con los cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados METODOS PARA LA VALORACION DE INVENTARIOS Las empresas deben valorar sus mercancias, para asi valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la produccion con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes metodos para valorar los inventarios: 1. Valoracion por identificacion especifica

En las empresas cuyo inventario consta de mercancias iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demas por sus caracteristicas individuales de numero, marca o referencia y un costo determinado, los automoviles son un claro ejemplo de este tipo de valoracion, ya que estos aunque aparentemente identicos, se diferencian por su color, numero de motor, serie, modelo etc. 2. Valoracion a costo estandar Este metodo facilita el manejo del auxiliar de mercancias “Kardex” por cuanto solo requiere llevarse en cantidades por unidades homogeneas: 3. Valoracion a precio de costo Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancias al precio de adquisicion. Comentario: Si quiere ampliar sus conocimientos sobre estos conceptos de valoracion de inventarios por medio del costeo, en este canal encontrara articulos y documentos que explican detalladamente sus fundamentos y su aplicacion, consulte el archivo de articulos de finanzas.

Las empresas deben elegir el sistema de valuacion que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos METODOS PARA LA FIJACION DEL COSTO Los metodos mas utilizados para fijar el costo de las mercancias de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuacion se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicacion: 1. Metodo del promedio ponderado Este metodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los articulos que hay en el inventario final cuando las unidades son identicas en apariencia, pero no en el precio de adquisicion, por cuanto se han comprado en distintas epocas y a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancia por este metodo se toma el valor de la mercancia del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, despues se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial mas las compradas en en el periodo. 2. Metodo PEPS o FIFO Aplicandolo a las mercancias significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden. 3. Metodo UEPS o LIFO Este metodo tiene como base que la ultima existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los ultimos adquiridos son los primeros que se venden. APLICACION DE LOS METODOS

Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicacion de cada uno de los metodos para la fijacion del costo de mercancias en el inventario. Cantidad Costo unitario Valor total Inventario inicial 10 Unid. $ 10. 000 $ 100. 000 Compras 30 Unid. $ 15. 000 $ 450. 000 Cantidad total 40 Unid. $ 550. 000 Ventas periodo 35 Unid. Inventario final 5 Unid. 1. Promedio ponderado Valor total = $550. 000 = $13. 750 Cantidad total 40 El valor promedio del costo por articulo es de $13. 750 El valor del inventario final = 5 Unid. * $13. 750 = $68. 750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercancia en existencia. 2. PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15. 000 = $75. 00 El inventario final queda valorado al costo de la ultima mercancia comprada. 3. UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10. 000 = $50. 000 El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancia en existencia. 4. Analisis final Promedio $ 68. 750 PEPS $ 75. 000 UEPS $ 50. 000 Al analizar los tres metodos se puede sacar como conclusion que la valoracion mas baja es la obtenida con el UEPS, la mas alta con el PEPS y una valoracion intermedia con el promedio. El inventario incluye Materias primas; Las mercancias de propiedad de la empresa que se encuentran en bodega; Mercancias en transito; mercancia en consignacion