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gy choyrais OcoparlR 10, 2015 g pagcs UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR «NUESTRA SENORA DEL ROSARIO» PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: Pr. 6-01 Versión. 6. 0 Fecha: 4/02/2016 Página: I de 7 1 . OBJETIVO: Proveer oportunamente equipos, materiales, insumos, suministros y semicios para la realización de las labores tanto administrativas como aquellas concernientes a la pr Educativa Particular Nuestra Señora del R 2. ALCANCE: Este pro y termina con la entr cativo en la unidad org to View nut*ge arl solicitud de compra de equipos, materiales, insumos, suministros y servicios. . DEFINICIONES Cotización: Documento externo generado por el proveedor para relacionar costos, cantidad y especificaciones de la mercancía, producto o servicios a contratar, que requiere el área y dependencia. Factura: Documento externo generado por el Proveedor, de acuerdo a la mercancía, producto o servicio a contratar, para el pago del mismo. Cl Mercancía: Son los elementos que intervienen en el desarrollo de las distintas labores del solicitante o usuario.

Solicitud de suministro: Es el documento para solicitar a la cumplido los requisitos especificados. Insumo: Bien Consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio. C] Activo fijo: son los bienes tanglbles de propiedad de la institución, adquiridos con la intención de utilizarlos en

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forma permanente por un tiempo determinado, que no están destinados para la venta Proveedor: Organización o persona que suministra un producto o servicio. Código: pr. 6-01 Versión: 6. 0 Página: 2 de 7 4.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ETAPA Compras habituales RESPONSABLE Todos Adquisiciones menores Ecónoma EXPLICACIÓN Todas las personas de la in den se cancelará con R. 6-03 cheque. mayores Dirección administrativa financiera Análisis de cotizaciones y Calificación el Proveedor: Ecónoma y Contador Evaluación de proveedores calificados Todas las adquisiciones que se requieren para mantener infraestructura y adquirir equipos, las solicitudes de suministros y servicios serán solicitado y firmados por Dirección administrativa financiera, luego se procede a la compra.

Para las compras mayores (SI ,000. 00 incluido IVA) se necesitan mínimo tres cotizaciones y la compra se realizará al proveedor que brinde mej lidad 31_1f8 del producto, tiempo de en nt[a. lectivo y verificar si continúan en la lista de proveedores calificados. Se evalúa los costos del producto y/o sewicio, se procede a la evaluación onsiderando la calidad- tiempo, trayectoria en el mercado, referencias comerciales y estabilidad financiera del negocio.

El proveedor entrega los materiales adquiridos en las instalaciones de la institución y el comprador verifica la calidad del producto comprado registrando su conformidad en el formato de Acta de recepción de materiales y en ese momento se recepta también la factura del bien adquirido. La factura solamente será firmada por la Ecónoma o Directora administradora El responsable de compras, comunica verbalmente al solicitante y hace la entrega del material y se evidencia en el registro de ntrega.

Los pagos de facturas se realizarán de acuerdo a lo establecido en los respectivos contratos, mientras que compras se cancelan semanalmente los viernes a partir de las 13HOO hasta las 151-400. Las facturas por pagar deberán ser entregadas hasta el día miércoles para el respectivo pago. El 26 de cada mes la Inspectora General entrega el listado de descuentos con su respectiva justificación de los trabajadores autorizado por la Rectora, luego la ecónoma ingresa la nómina y se elabora el rol de pagos que se remite el 28 a Direc administrativa financiera p ción. olecturía firmando el rol el 29 y 0 de cada mes para luego hacer la transferencia electrónica. Acta de recepción de productos R. 605 Registro de entrega de materiales R. 606 Registro Ofic10 del Cliente Interno R. 6-07 Cobro pensiones de Auxiliar contable Facturación de Auxiliar contable Legalización de contratos Matrícula seguimiento de los docentes no han cancelado las pensiones, se solicitará reuniones con la dirección administrativa financiera, rectorado e inspección quien definirá el procedimiento a seguir.

No se da matricula a estudiantes que no estén al día en pensiones. Cuando la dirección administrativa financiera, ectorado y talento humano aprueban la contratación de un nuevo trabajador, el Contador elabora los contratos de trabajo (3 ejemplares) y los hace firmar por Rectorado y el aspirante. posteriormente se registra los contratos de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales entregando un ejemplar al contratado y el aviso de entrada del Seguro social, los dos restantes se archiva en la carpeta personal de cada trabajador.

El día de matrícula, los padres de familia de estudiantes nuevos después de presentar todos los documentos en el proceso de admision se direccionan a colecturía donde cancelan pensión matricula como evidencia se les entrega el recibo de caja hasta la entrega de la factura en la fecha acordada además la firma y el sello de la hoja de ruta , con los estudiantes antiguos en admisión se revisa la documentación y Boucher Registro de pago pensiones R. 08-A persona encargada se firma la hoja de ruta y el respectivo contrato de servicios educativos , la letra de cambio Para los estudiantes nuevos después del pago de pensión y matricula se les entrega el código para la cancelación posterior en el banco Los estudiantes antiguos se mantienen con él código del año anterior. Código: pr. 64)1

Página: 6 de 7 HISTORICO DE REVISIONES Versión Fecha Descripción de la Modificación Elaborado Aprobado 20/07/07 Edición inicial en ejecución en la institución en la fecha indicada anteriormente, los cambios son: en la nueva denominación de la institución, cambio de versión y fecha de la modificación aplicándose en todos los registros, procedimientos y toda clase de documentos que la institución utilice. WL HOAY x SOMCV CCHD CECHD HOAY Código: Página: 7 de 7 «NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO» 5. 0 Se reallza reajustes a este procedimiento 1 5/10/1 5 para que esté de acuerdo a la Normativa Legal APBT 81_1f8