Minuta

Dólar estadounidense la primera moneda en Circulación e*tendida del mund__ Mapa conceptual toma de decisiones Existen varios tipas de toma de decisiones; Decisiones programadas * Oecisicnes no programadas Procesas cognitivos implicados en la toma exime a los funcionarios de la responsabilidad en el cumplimiento de lo establecido en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y los demás decretos reglamentarios y demás normatlvidad que tengan relación con la contratación estatal.

Para el efecto serán responsables de su aplicación los uncionarios que en razón de sus cargos y de las funciones asignadas o delegadas, deban asumir los procesos de contratación de obras, bienes y servicios para la entidad Municipal.

En tal sentido los funcionarios a quienes les corresponda la gestión contractual, en sus diferentes etapas de planeación, manejo presupuestal, actividad precontractual, evaluación, adjudicación, ordenación, ejecución y liquidación, asumirán equivalentemente cada uno de los pasos indicados en los procedimientos descritos en el presente manual, teniendo en cuenta la estructura administrativa y organización de funciones. 4 CONSULTA DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN Los funcionarios que utilicen el manual como guía deben leer cuidadosamente cada uno de los procedimientos materia de la consulta es decir, el marco legal, puntos de control, políticas y señalamientos especiales y la descripción del procedimiento, por cuanto cada uno de estos, aportara información importante que le evitara cometer errores en las etapas precontractual, contractual y poscontractual, asf como la ejecución de las Interventorías, en desarrollo de las actividades en cada dependencia.

CAPITULO II DE LOS ESTUDIOS PREVIOS QUE DEBE SOPORTAR UN PROCESO DE CONTRA ACION 2. REQUERIMIENTOS DE IN Y DOCUMENTACION INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN MÍNIMA QUE SOPORTEN LOS ANTECEDENTES PARA LA APERTURA DE UN PROCESO DE CONTRATACION DE OBRAS, BIENES O SERVICIOS, EN LOS PROCESOS DE LICITACION PUBLICA, SELECCION ABREVIADA, CONCURSO DE MÉRITOS Y CONTRATACIÓN DIRECTA. 2. CONVENIENCIA DE LA CONTRATACION La conveniencia de la futura contratación, debe partir del Plan de Desarrollo Municipal de donde se extraerán todos los procesos que se adelantara, deberá contemplarse en el Presupuesto Municipal para poder proceder a su ejecución, además cuando lo equiera el proyecto a desarrollar por su complejidad de diseños, estos se elaboraran previamente y servirán de base para los estudios previos. . 1. 2 ESTUDIOS PREVIOS Los estudios previos en todo proceso de contratación, sea de Concurso de Meritos, contratación directa, Selección Abreviada, licitación pública, o contratación de mínima cuantía requiere de estudlos previos, los cuales contendrán como mínmo: ? Descripción de la necesidad ? Descripción del objeto a contratar ? Fundamentos jurídicos en los que se apoya la modalidad de contratación. Análisis técnico y económico que sustenta el valor estimado del uturo contrato indicando las variables consideradas para calcular el presupuesto y el de los costos de la entidad para desarrollar el proceso de selección y adjudicación del contrato, en el evento que el proceso sea de precios unitarios, se soportara dicho presupuesto en la estimación de aquellos, el detalle del análisis no aplica para los concursos de meritas. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más fa uerdo con el articulo 12 s OF del Decreto 2474 de 200 identificar la oferta más favorable, de acuerdo con el articulo 12 del Decreto 2474 de 2008 Soporte que permita conocer la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. ? Análisis que sustenta la exigencia de mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar. Cuando el proceso requiera de diseños y otros estudios, harán parte integral de los estudios previos. 2. 1. 3 JUSTIFICACION Todo requerimiento de un bien o servicio debe corresponder a la necesidad generada en desarrollo de una política institucional, definida previamente en los proyectos radicados y viabilizados n el Banco de Programas y Proyectos, o aquéllos necesarios para el cumplimiento de las funciones propias del municipio de conformidad con la ley 136 de 1994 y demás que regulen las actividades de las entidades territonales.

De esta manera, la justificación que para cada caso se expida (Inversión o funcionamiento), debe tener como antecedente una necesidad generada precisamente en desarrollo de una poltica que va encaminada a atender y alcanzar unos objetivos y metas trazadas, a lo que se hará referencia en el estudio de conveniencia documento expedido por el funcionario competente, debidamente firmado en señal de responsabilidad. 1. 4 ESTUDIOS DE PREFACTIBILIDAD En el estudio de factibilidad partiendo de la necesidad descrita y sustentada anteriormen técnica e idónea se concluye que tipo de bien, ultoría o semicio es el que consultoría o servicio es el que requiere adquirir la entidad para atender efectivamente la necesidad o necesidades concluidas en el documento «Justificación».

Como consecuencia se generara igualmente un documento que contenga el estudio correspondiente, con la debida sustentación de la razón por la cual se concluye que con determinado bien, estudio, consultoría o servicio se va a atender efectivamente la ecesidad que tiene la entidad, cumpliendo con los requisitos del numeral 2. 1. , en el que se expresaran las características del bien o servicio, sus especificaciones técnicas y demás requerimientos que demande el estudio, que se deban tener en cuenta a fin de que se garantice un proceso efectlvo y la adquslción correcta de las bienes o servicios que demanda la Administración. El documento lo suscribirán los responsables de áreas comprometidas y los técnicos que para el efecto deban intervenir en la definición del bien, estudio, consultoría o servicio y sus características, avalados por el Secretario de despacho. . 1. VARIABLES Y RIESGOS En el estudio se analizaran además de las condiciones y requisitos mínimos que se exigirán al proveedor del bien o servicio definido, o al contratista cuando se trate de Licitación Publica o Selección Abreviada de Obra Publica, donde se definirán clara y expresamente las posibles variables que puedan existir que en un momento dado con miras a prever los riesgos que puedan sobrevenir y así mismo asignar las cargas de ellos al contratista, proveedor o prestación del servicios en el evento de los concursos de méritos.

Los riesgos se dejaran claros, expresos y concretos en el estudio previo de convenienc revio de conveniencia y serán los riesgos que se ampararan para el cumplimiento de las obligaciones de que tratan las normas legales vigentes en materia de aseguramiento de riesgos. Se analizaran los riesgos que pueda tener la Administración con la adquisición del bien o servicio propuesto y la medida que debe adoptarse para disminuir o eliminar tal riesgo 2. . 6 ESTUDIOS DE PRECIOS DE MERCADO Y CONSULTA DE PRECIOS EN EL SICE. El estudio de preclos mercado de las obras. bienes, consultor(a o sewicios que se presenta como una necesidad, debe adelantarse por el responsable de elaborar el estudio de Conveniencia según a necesidad a satisfacer por medio de la contratación para ello, se consultaran los precios del SICE, para los bienes y servicios que estén registrados allí.

Para la contratación de mínima cuantía, para efectos de economía y fomento a la pequeña y mediana empresa, cuando los productos bienes o serwcios que se vayan a adquirir en los establecimientos de comercio que tienen asiento en el Municipio, se requerirán por lo menos tres cotizaciones en el evento que los bienes requeridos no sean conseguidos en un Almacén de los que la Superintendencia de Industria y Comercio denomina «gran lmacén», cuando la compra se haga en uno de ellos, no serán necesarias otras cotizaciones, de acuerdo con el articulo 46 del Decreto 2474 de 2008.

El Estudio de precios de mercado debe corresponder realmente al análisis del mercado nacional, diversificando la situación encontrada, las posibilidades que en un momento dado le puede ofrecer el mercado al interesado, los precios enco posibilidades que en un momento dado le puede ofrecer el mercado al interesado, los precios encontrados, su oscilación de tal manera que en el estudio se concluya un precio mínimo y uno máximo, el análisis del entorno que en un momento dado ueda afectar el comportamiento de los precios estudiados a fin de que puedan proyectarse variaciones, de tal manera que el ordenador tenga suficientes soportes y fundamentos para definir el presupuesto oficial correspondiente y las posibilidades en este sentido de la Entidad. Una clara definición de un precio y sus proyecciones permitirán un óptimo manejo y ejecución del presupuesto de la entidad. Este análisis hará parte del estudio de conveniencia y en él debe consignarse el estudio de mercado dentro del cual se presenten las fuentes estudiadas, los comportamientos encontrados, el nálisis de los proveedores que conforman el mercado, precio mínimo y máximo a tener en cuenta en el proceso. 2. 1. VARIABLES Y RIESGOS En el estudio de mercado igualmente se tendrá la posibilidad de hallar y definir expresamente las variables que en un momento dado nos pueda ofrecer el mercado, entendiendo como variables aquellos valores agregados que por el principio de competencia y de ubicación geográfica, el lugar de entrega de los bienes solicitados, pueda ofrecer un proveedor sobre un mismo bien, frente a los demás que lo conformen -el mercado-. Se analizaran circunstancias económicas que puedan generar un riesgo para a entidad proponiendo las medidas a tomar para cubrirlo, de tal manera que se protejan los intereses de la entidad. Dichas variables se definirán con absoluta claridad en el documento que contenga e entidad. documento que contenga el estudio de conveniencia. En el estudio de conveniencia se deben consignar las posibles variables que ofrezca el mercado frente a un mismo bien, de tal manera que le den valor agregado. Así mismo concluirá que el mercado no ofrece ningún tipo de variables, si así se concluye. 2. 1. ANALISIS DE RIESGOS La ley 1150 de 2007 y la ley 80 de 1993 y el Decreto 2474 de 2008 bliga a las entidades a evaluar los riesgos que le pueda generar la posible contratación que adelante para las adquisiciones de los bienes o servicios requeridos para el cumplimiento de su misión. En consecuencia, se debe en cada caso analizar desde el punto de vista, técnico, administrativo y contractual, que riesgos correría la entidad, y definir las acciones o decisiones que deben seguirse o tomarse dentro del proceso de contratación para trasladar este nivel de riesgo al contratista y prevenir cualquier acción que llegare a leslonar sus intereses.

En consecuencia en los estudios e factibilidad, de mercado, financiero y jurídico se analizaran individualmente los riesgos posibles desde cada punto de vista con la actuación que deba seguirse para disminuirlo, eliminarlo y si no es posible, trasladarlo al contratista. De tal manera que desde el mismo momento en que el área o instancia que hace el requerimiento debe analizar los riesgos que tendría la administración al contratarlo, riesgos que van desde la calidad, las garant(as, las posibles responsabilidades clviles extra- contractuales dependiendo del tipo de contrato que se celebre, hasta las del cumplimiento del contrato, así como e