Manuales administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS – MANUAL ADMINISTRATIVO 11 MANUALES ADMINISTRATIVOS 11. 1 Concepto: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacion y coordinacion que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistematica  la informacion de una organizacion. 11. 2 Otros Conceptos: «Un folleto, libro, carpeta, etc. , en los que de una manera facil de manejar (manuable) se concentran en forma sistematica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa».

A. Reyes Ponce. «El manual presenta sistemas y tecnicas especificas. Senala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempena responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un metodo estandar para ejecutar algun trabajo». Graham Kellog. «Es un registro escrito de informacion e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa». Terry G. R. Una expresion formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guia que permite encaminar en la direccion adecuada los esfuerzos del personal operativo». Continolo G.

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11. 3 El manual como medio de comunicacion: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcion de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccion superior, al delinear la estructura organizacional y poner las politicas y procedimientos en forma escrita y permanente.

Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacion de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como proposito senalar en forma sistematica la informacion administrativa. 11. 4 Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificacion y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, politicas, procedimientos, normas, etc. ) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecucion correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integracion y orientacion al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacion a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar informacion basica para la planeacion e implementacion de reformas administrativas. ) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcion de tareas, ubicacion, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucion. g) Auxilian en la induccion del puesto y al adiestramiento y capacitacion del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. h) Sirve para el analisis o revision de los procedimientos de un sistema. i) Interviene en la consulta de todo el personal. j) Que se desee emprender tareas de simplificacion de trabajo como analisis de tiempos, delegacion de autoridad, etc. ) Para establecer un sistema de informacion o bien modificar el ya existente. l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracion arbitraria. Ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. m) Facilita las labores de auditoria, evaluacion del control interno y su evaluacion. n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicandoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. o) Ayuda a la coordinacion de actividades y evitar duplicidades. p) Construye una base para el analisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y metodos. 1. 5 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos: Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. 11. 5. 1 Ventajas: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 1. Logra y mantiene un solido plan de organizacion. 2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprension del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los problemas de organizacion. 4.

Sistematiza la iniciacion, aprobacion y publicacion de las modificaciones  necesarias en la organizacion. 5. Sirve como una guia eficaz para la preparacion, clasificacion y compensacion del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacion con los demas de la organizacion. 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicion de funciones. 8. Pone en claro las fuentes de aprobacion y el grado de autoridad de los diversos niveles. 9. La informacion sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacion de puestos y como medio de comprobacion del progreso de cada quien. 0. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios mas antiguos. 11. Sirve como una guia en el adiestramiento de novatos. 12. Es una fuente permanente de informacion sobre el trabajo a ejecutar. 13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las politicas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. 14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a traves del tiempo. 16. Son instrumentos utiles en la capacitacion del personal. 17.

Incrementan la coordinacion en la realizacion del trabajo. 18. Posibilitan una delegacion efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcion. 11. 5. 2 Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. Muchas companias consideran que son demasiado pequenas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al dia. . Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacion y rigidez. 4. Su deficiente elaboracion provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 5. El costo de produccion y actualizacion puede ser alto. 6. Si no se actualiza periodicamente, pierde efectividad. 7. Incluye solo aspectos formales de la organizacion, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 8. Muy sintetica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. 11. 6 Clasificacion de los Manuales administrativos:

Entre los elementos mas eficaces para la toma de decisiones en la administracion, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacion, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacion precisa que requiere la accion humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucion, pues son una fuente de informacion en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacion de las tareas que se le han encomendado.

Depende de la informacion de las necesidades de cada institucion o empresa privada, para saber con que tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaracion de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una direccion, un departamento, una oficina, seccion, una mesa, un puesto, etcetera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (publicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al proposito que se han de lograr.

En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos. 11. 6. 1 POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su proposito es proporcionar informacion historica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracion y posicion actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicion y filosofia del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprension y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacion.

Manual de organizacion: Su proposito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a traves de la descripcion de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de politicas: Consiste en una descripcion detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacion proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicion de politicas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones ) Facilitar la descentralizacion, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revision. Puede elaborarse manuales de politicas para funciones operacionales tales como: produccion, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual de procedimientos: Es la expresion analitica de los procedimientos administrativos a traves de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guia (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.

La implementacion de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido multiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracion y utilizacion de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccion de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de «politicas y procedimientos», el de «historia y organizacion», en si consiste en combinar dos o mas categorias que se interrelacionan en la practica administrativa.

En organismos pequenos, un manual de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debiendose separar en secciones. 11. 6. 2 POR SU FUNCION ESPECIFICA: Esta clasificacion se refiere a una funcion operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de produccion: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucion.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricacion (fabricacion, inspeccion, ingenieria industrial, control de produccion), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacion, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcion de comprar, los metodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en senalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacion comprendidas en el trabajo de ventas (politicas de ventas, procedimientos, controles, etc. . Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracion, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organizacion estan involucrados con el manejo de dinero, proteccion de bienes y suministro de informacion financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tecnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.

Este manual puede contener aspectos tales como: estructura organica del departamento, descripcion del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracion de informacion financiera. Manual de credito y cobranzas: Se refiere a la determinacion por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de manual estan los siguientes: operaciones de credito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y politicas de la direccion superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podran contener aspectos como: reclutamiento y seleccion, administracion de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, politicas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacion, entre otros. Manual tecnico: Trata acerca de los principios y tecnicas de una funcion operacional determinada.

Se elabora como fuente basica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacion general para el personal interesado en esa funcion. Ejemplos de este tipo de «Manual tecnico de auditoria administrativa», y el «Manual tecnico de sistemas y procedimientos». Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoria. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comunmente mas detallados que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento «explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su senal», mientras que un manual de procedimientos omitir esta instruccion y comenzaria con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambien utiliza tecnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacion para comprobar el nivel de comprension del contenido por el usuario.

Otra clasificacion aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ambito de aplicacion; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. 11. 6. 3 GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organizacion: Este es producto de la planeacion organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacion formal y definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es tambien resultado de la planeacion, contiene los procedimientos de todas las unidades organicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de politicas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccion superior; para toda la empresa, estas politicas generales establecen lineas de guia, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. 11. 6. 4 ESPECIFICO: Manual especifico de reclutamiento y seleccion: Se refiere a una parte de una area especifica (personal).

Y contiene la definicion uniforme respecto al reclutamiento y seleccion personal en una organizacion. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacion especifica a determinados tipos de actividad, aqui se refiere a la auditoria interna en forma particular. Manual especifico de politicas de personal: Este se enfoca a definir «politicas», pero de un area especifica de la organizacion, senalando las guias u orientacion respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacion, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manual especifico de procedimientos de tesoreria: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un area especifica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc. George R. Terry dice lo siguiente: «Muchos patrones sienten que es importe darle a los empleados informacion con respecto a la historia de la compania comienzos, crecimiento, logros, administracion y posicion actuales. Esto lee una vista introspectiva de la tradicion y pensamiento de la empresa con la que esta asociado.

La informacion historica por lo comun se incluye como la parte de presentacion aun manual de politicas o de organizacion, o de un manual de personal. Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y senalan los puestos y la relacion que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquia, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los organos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organizacion, descripciones de trabajo, cartas de limite de autoridad, etcetera. C. L.

Littlefield declara al respecto: «Los manuales de organizacion se usan donde se desea una descripcion detallada de las relaciones de organizacion. Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organizacion, los cuales se acompanan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comunmente se hace la division de los encabezados de estos manuales en atencion a la funcion general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demas». Un manual de politicas pone por escrito las politicas de una empresa.

Una politica es una guia basica para la accion; prescribe los limites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Conocer las politicas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Politica no es otra cosa que una actitud de la direccion. Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la linea de organizacion si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. Las politicas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccion.

Las politicas escritas establecen lineas de guia, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general, segun convenga a las condiciones locales. Kellog hace notar que los manuales de politica muchas veces incluyen una declaracion de objetivos de la empresa y otros «slogans» que expresan una politica; por ejemplo: Los manuales de politicas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de politicas comerciales, de produccion, de finanzas, de personal, etc. , o uno sobre politicas generales.

El manual de procedimientos presenta sistemas tecnicas especificas senala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempena responsabilidades especificas. Es un procedimiento por escrito. Los manuales de procedimiento, por sus caracteristicas diversas, pueden clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fabrica. Tambien puede referirse en: 1. A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, como operar una maquina di contabilidad. 2. A practicas departamentales en que se indican los procedimientos de operacion de todo un departamento. . A practicas generales en un area determinada de actividad, como manuales procedimiento comerciales, de produccion, financieras, etcetera. Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que senala las politicas y procedimientos a seguir en la ejecucion de un trabajo, con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos. En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que Se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenada con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.

De poco servirian las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organizacion y las normas basicas no son, cuando menos, medianamente firmes y comprensibles. Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. Una inmensa mayoria de los manuales de oficina parecen estar disenados intencionalmente para varios fines. En la preparacion de cualquier manual de procedimientos me parecio muy interesante que debe existir manifestacion clara de las normas generales de la empresa y comprension total de la organizacion basica de la misma.

Es un manual de contenido multiple que trata acerca de los principios y tecnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente basica de referencia para el organo responsable de la actividad y como informacion general para todo el personal interesado en esa actividad. 11. 7 Criterios Metodologicos para el Diagnostico de los Manuales de Procedimientos Con el proposito de estandarizar y unificar los criterios basicos para el analisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organizacion.

Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentacion que se genere en esta materia asi como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnostico del procedimiento. A traves del establecimiento de estos requerimientos minimos de informacion, se estara en posibilidades de emitir juicios y dictamenes que orienten a las unidades administrativas en lo referente a la instrumentacion y aplicacion de las medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.

Asi pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberan contener los siguientes documentos. Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los organos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realizacion de las funciones que se le han asignado. El manual esta integrado por los procedimientos que se dan en el ambito de accion de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia. 11. 7. 1 El manual de procedimientos debera contener:

Caratula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organizacion responsable. Portada. Esta continua despues de la caratula, lleva el nombre del manual, de la organizacion responsable de su aplicacion y el lugar y la fecha de edicion. Indice general. Es la presentacion resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento. Presentacion. Es la explicacion clara y concisa de los objetivos del manual y la exposicion de la estructura del documento; incluye un mensaje y la utorizacion del titular. 11. 7. 2 Cada uno de los procedimientos del manual contendra: Objetivos de procedimiento. Se planteara el proposito que se pretende lograr con la ejecucion del procedimiento. Base juridica. Enumeracion de los ordenamientos o normas juridico –administrativas que rigen la operacion de la unidad, especificamente capitulo, articulo y fraccion que fundamentan el procedimiento. Organos que intervienen. Enumeracion de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. Politicas y normas de operacion.

Exposicion de criterios y normas que orienten la realizacion de las actividades sin tener que consultar los niveles jerarquicos superiores. 11. 7. 3 Descripcion de las operaciones: Presentacion secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecucion. Diagrama de flujo. Representacion del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbologia definida en la seccion «Metodologia para la integracion y aplicacion del diagnostico en los procedimientos»

Formas e instrucciones. Debera presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, ademas, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos. Glosarios. Como parte final, se incluira un compendio alfabetico que contenga los conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual.

Por ultimo, es conveniente, incluir la informacion referente a la duracion aproximada y a la frecuencia del procedimiento, asi como los mecanismos que se utilizan para la revision y actualizacion del manual. Es necesario senalar que cuando un documento incluya un solo procedimiento debera contener instrucciones, representacion grafica y descripcion narrativa del conjunto de instrucciones especificas para realizar una gama de operaciones. Al igual que en el manual de procedimientos, tambien se deberan especificar objetivos, politicas de operacion, ambito de aplicacion, descripcion de operaciones y diagramas.

Tambien se debera verificar si existen procedimientos de enlace con el nivel central, ya que es importante analizar como se enlazan los procedimientos desconcentrados con los centrales, pues en este punto es donde pueden existir mayor numero de anomalias que obviamente se van a convertir en fallas de control, de coordinacion, de fluidez y agilidad del procedimiento. Ademas, se debera analizar el flujo del procedimiento en las unidades administrativas centrales para que las actividades se realicen con la eficacia y eficiencia que exige proceso de desconcentracion.

Este analisis abarcara todo el proceso hasta la consecucion del producto final. En este tipo de procedimiento es importante verificar los tiempos de ejecucion desde el inicio hasta el fin, con el objeto de captar los puntos y las unidades en donde se presentan con mayor incidencia las demoras o problemas que obstaculizan el proceso en su conjunto. Por otra parte, resulta importante analizar los volumenes de trabajo y la frecuencia con que se realizan los procedimientos para determinar la importancia de los mismos y sugerir medidas que hagan eficiente su operatividad.

Finalmente, se debera verificar que el procedimiento se ajuste a las guias de desconcentracion establecidas y que respete normas emitidas por el nivel central, asi como que se encuentren instrumentados los controles internos necesarios de acuerdo con la materia especifica de que se trata. Los procedimientos especificos se realizan en una sola unidad administrativa; su analisis debe contemplar los siguientes aspectos: Analisis del objetivo de la unidad en relacion con el del procedimiento.

Se analizara la congruencia entre ambos para verificar si el procedimiento coadyuva a La consecucion del objetivo de unidad y si existe conveniencia entre ambos. 1. – Se debera relacionar el procedimiento con la o las atribucion y funciones a la que sirve como instrumento de ejecucion. 2. – Si el analisis se refiere a un manual de procedimientos, estos interrelacionaran con las funciones y atribuciones asignadas a la unidad administrativa para verificar silos procedimientos que se realizan se encuentran interrelacionados con la totalidad de las funciones y/o atribuciones.

Tambien se debe comprobar si existen algunas funciones cuya ejecucion aun no se ha instrumentado o bien no existen instrucciones por escrito aun cuando los procedimientos que se efectuen. Analisis de procedimiento con las normas juridico – administrativas. En este aspecto es importante verificar la concordancia del procedimiento con el marco existente y comprobar que no contradiga ninguna de las disposiciones vigentes. Es necesario destacar la mportancia que tienen el diagnostico en los procedimientos administrativos y los manuales de procedimientos, asi como las tecnicas de investigacion documental y de campo. Es menester que en todo diagnostico de procedimiento y en los documentos normativos de los procedimientos, lleve un inventario inicial con el fin de detectar con claridad la existencia de los mismos y a su vez observar su aplicacion y los elementos que participan en ellos al integrar el factor tiempo que se vincula en el procedimiento. 11. 8 CONTENIDO DE MANUALES:

Manual de organizacion: 1. – Identificacion. 2. – Indice 3. – Introduccion 3. 1. – Objetivo del manual. 3. 2. – Ambito de aplicacion. 3. 3. – Autoridad 3. 4. – Como usar el manual. 4. – Directorio. 5. – Antecedentes Historicos. 6. – Base legal (en caso de organismo publico). 7. – Organigrama. 8. – Estructura funcional. 9. – Objetivos de cada unidad organica. Manual de procedimientos: 1. – Indice. 2. – Introduccion 2. 1. – Objetivos del manual. 2. 2. – Alcance. 2. 3. – Como usar el manual. 2. 4. – Revisiones y Recomendaciones. 3. – Organigrama. 3. 1. Interpretacion de la estructura organica. -Sistemas de organizacion (linea, funcional, etc. ) -Tipo de departamentalizacion (geografica, por producto, etc. ). -Amplitud de la descentralizacion y centralizacion. -Relacion entre el personal con autoridad de linea y asesoria. 4. – Graficas. 4. 1. – Diagramas de flujo. 5. – Estructura procedimental. 5. 1. – Descripcion narrativa de los procedimientos. 6. – Formas. 6. 2. – Empleadas (por lo general planeadas y redisenadas). 6. 3. – Instructivos de las formas empleadas. Juan Pablo Amador jamador@multivisionhn. net