INFORMES DE PASANTIAS ADMINISTRATIVAS CAPITULO II

CAPITULO II Departamento donde se realizaron las pasantias El pasante realizo sus actividades en la Dirección General de la empresa, ejecutando actividades en los departamentos de compras, contabilidad, recursos humanos y segundad integral. Las actividades fueron organizadas en orden de importancia según los requerimientos planteados por la Directora de la empresa Lic. Clara Rodríguez (Dirección General), con el fin de Swipe View next pase cubrir la totalidad de comprendidas desde Por todo lo antes ex argumentos teóricos acordes a las tareas s OF8 20/ estó ‘ s semanas 2014. r los siguientes as actividades Según Sánchez Crespo (2004). Las empresas familiares son la forma de organización empresarial dominante en el mundo. Se calcula que en Norteamérica entre el 80 y 90% de las empresas son familiares. El tamaño de las empresas familiares puede variar ampliamente. Una empresa familiar puede ser tanto una PYME como una gran corporación, así como la forma de la misma, que abarca tanto a las empresas Individuales como a las organizadas como sociedad. por tanto, la gestión de la empresa puede estar en manos de terceros sin que por ello la empresa pierda el carácter familiar.

Cuando hablamos de organización de trabajo, Sosa (2006) nos plantea que la

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organización empresarial corresponde al proceso de organización de los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los obietivos deseados. Son muchos los modelos de organización aue establecimiento de departamentos, que designan un área o división en particular de una organizacion sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas, de acuerdo con su uso más general.

También se puede mencionar que según Chiavenato, (2009) “La rganización consiste en dividir el trabajo, agrupar actividades en una estructura lógica, designar personas para su ejecución, asignar los recursos y coordinar los esfuerzos”. Para garantizar ello, es necesario no solo del trabajo de equipo sino que exista un planteamiento de las distintas metodologías y pautas dentro del ámbito de trabajo para poder lograr el objetivo con la mayor eficacia y rendimiento posible.

Es importante señalar que la administración, de acuerdo a lo expuesto por Adalberto Chiavenato en su libro “Introducción a la Teoría General de la Administración (2004). “Es el proceso de lanear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”. De las conceptualizaciones anteriores se desprende la base teórica mediante la cual se puede clasificar el tipo de empresa donde el pasante realizara sus actividades, la importancia de la organización a nivel gerencial y operacional para obtener los resultados deseados a corto, mediano y largo plazo.

Dirección General Se encarga de coordinar todo el proceso de trabajo con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales. Establece las pautas de trabajo con los encargados de cada departamento para ograr la mayor suma de éxitos para la empresa. Funciones Coordinar las funciones de todos los integrantes de los diferentes departamentos que integran la organización, para lograr alcanzar las metas p r la dir 2 integran la organización, para lograr alcanzar las metas planteadas por la dirección.

Cumplir y hacer cumplir con los lineamientos establecidos por la organización, en todo lo concerniente a la administración de la empresa. Revisar, verificar y cancelar todas las deudas adquiridas por la empresa en cuanto a compras, impuestos y obligaciones contractuales. Administrar los recursos tanto financieros como ateriales de la empresa para obtener excelentes beneficios. Supervisar las actividades de todos los departamentos y el debido cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Elaborar informes a la directiva de la empresa donde se plasmen las actividades de los diferentes departamentos.

Elaborar las respectivas planificaciones anuales, semestrales y mensuales para las diferentes actividades de la organización. Departamento de Contabilidad Se encarga de implementar y utilizar todas las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones inancieras, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos.

Llevar al día la contabilidad en los términos que establece la Ley, elaborando todos los reportes quincenales y mensuales para la debida y correcta cancelación de impuestos al Seniat. Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad de la empresa este diseñada para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general e manera que permitan medir la eficacia y eficiencia 3 ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia de la empresa.

Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones. Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros de la Registrar y controlar los recursos financieros de la empresa. Depurar permanentemente los registros contables y resupuestales. Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.

Elaborar informes mensuales de las actividades del departamento para ser entregados a la Dirección General. Departamento de Compras Es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado, para garantizar el suministro de los productos tanto a la papelería como a la ferretería, para así mantener un alto nivel de satisfacción tanto para nuestros clientes en general como para la organización.

Planificación de las compras, esta se concreta en un documento, el Plan Anual de Compras, que se integra a su vez en el Presupuesto Anual de la compañía y en el que, a partir de una programación prevista, analizada y diseñada, se fijan las fechas y cantidades de materiales a adquirir. Selección de los proveedores, verificar, clasificar y mantener contacto con todas las empresas susceptibles de trabajar para la compañía, así como la negociación de las condiciones con éstos, constituye la segunda gran dad del departamento de 4DF8 Compras. a segunda gran responsabilidad del departamento de Compras. Realización del pedido, este viene determinado, fundamentalmente, por la necesidad real de compra, surgida del consumo de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de su reposición para mantener un stock adecuado de los articulos para la venta.

Control de las compras, cuando el proveedor ha entregado la mercancía solicitada, justificándolo con su respectiva factura, almacén envía a compras la factura correspondiente sellada o firmada, en señal de conformidad, junto a la copia del pedido. Departamento de Recursos Humanos y Segundad Integral Es el encargado de la gestión y administración del capital humano e la empresa, al igual que todo lo concerniente a la cancelación oportuna, justa e integral de todos los beneficios económicos y contractuales adquiridos por la empresa con sus trabajadores.

Al igual que proveer, mantener y desarrollar un recurso humano altamente calificado y motivado para alcanzar los objetivos de la Misión Recurso Humano plenamente identificado con la misión y los valores de la empresa es la encargada de reclutar, seleccionar y gestionar al talento humano que requiere la misma para su normal desempeño. De esta manera, persigue contribuir a la presencia de un adecuado entorno laboral y bienestar de los rabajadores, sustentándose en el mejoramiento integral de procesos y en su personal de alta calidad humana y profesional.

VISIón Recursos Humanos aspira a ser reconocida como parte integral de la organización, mediante la gestión eficaz de su personal, con base en estrategias innovadoras y proporcionando los servicios necesarios para lograr los más altos niveles de calidad de vida. 5 Organización V planificació lograr los más altos niveles de calidad de vida. Organización y planificación del personal: consiste en planificar las plantillas de acuerdo con la organización de la empresa, diseñar os puestos de trabajo, definir funciones y responsabilidades, prever las necesidades de personal a mediano y largo plazo.

Reclutamiento: son el conjunto de procedimientos encaminados a atraer candidatos competentes para un puesto de trabajo a la Selección: esta función es muy importante, ya que uno de los factores determinantes del éxito de una actividad empresarial es la correcta elección de las personas que han de trabajar en la Formación: la formación de los trabajadores permite al personal de la empresa adaptarse a los cambios así como a los avances tecnológicos.

Evaluación del desempeño y control del personal: desde recursos humanos han de controlarse aspectos como el absentismo, las horas extraordinarias, los movimientos de plantilla, la pirámide edad o las relaciones laborales, además de corregir los desajustes entre las competencias del trabajador y las exigidas por el puesto. Clima y satisfacción laboral: es necesario detectar el nivel de satisfacción del trabajador dentro de la organización y los motivos de descontento, con la intención de aplicar medidas correctoras.

Administración del personal: consiste en gestionar todos los rámites jurídico-administrativos que comporta el personal de la empresa, englobados en ámbitos como la selección y formalización de contratos, tramitación de nóminas y seguros sociales y control de los derechos y deberes del trabajador. Relaciones laborales: se trata de promover la comunicación entre la empresa y sus empleados, utilizando los recursos adecuados para que se mantenga u comunicación entre la empresa y sus empleados, utilizando los recursos adecuados para que se mantenga un clima organizacional adecuado.

Prevención de riesgos laborales: el estudio de las condiciones e trabajo y de los riesgos laborales asociados precede a la implementación de medidas de prevención y de protección, a fin de preservar la salud de las personas que trabajan en la empresa. INVERSIONES PUNTALLANA 1, 2, 3, CA. …. organigrama Estructural Fuente: Recursos Humanos Aprobado: Director General Fecha de aprobación: Enero de 2014.

Tomado del Manual Organizativo de la Dirección General Programa de Actividades a realizar en el periodo de Pasantías Luego de la primera reunión realizada con el Tutor empresarial y el Tutor Académico se establecieron las siguientes actividades para el pasante dentro de la empresa: Depuración de archivos: organización, auditoria y depuración de los archivos existentes para realizar un ordenamiento lógico y adecuado de los documentos contables y de los demás departamentos. Elaboración de retenciones de IVA a proveedores: elaboración de retenciones de IVA a proveedores.

Elaboración de Libros de Compras y Ventas: Transcripción de datos, verificación y revisión de libros de compras y ventas. Elaboración de ISLR mensual, IVA mensual y quincenal: Elaboración de las declaraciones en el portal del Seniat, según sea el caso y en las fechas correspondientes en el calendario de ontribuyentes especiales. Revisión de facturas de compras, retenciones y elaboración de cheques: revisión de las factur facturas de compras, retenciones y elaboración de cheques: revisión de las facturas recibidas, chequeo de la retención y la elaboración del cheque para la cancelación de las facturas.

Gestión de compras: contactar a proveedores para realizar la gestión de compra de productos para la empresa. Cancelación de servicios varios: mantener un control sobre los pagos de los servicios básicos de la empresa, fechas de vencimientos y gestión de pago. Elaboración y cancelación de Nominas: elaboración de nominas quincenales de empleados y gestión de pago bien sea por depósitos, transferencias o en efectivo. Auditoria de Expedientes de personal: actualización de archivos, auditoria y reorganización de expedientes del personal.

Actualización y auditoria de Prestaciones sociales: auditoria de estados de cuentas del personal, actualización y control de depósitos de prestaciones sociales de los trabajadores. Elaboración de cálculos de Vacaciones y utilidades: elaboración de cálculos de vacaciones del personal y de utilidades del año 2014. Elaboración del reporte quincenal de cesta tickets: elaboración de los reportes quincenales de pago de cesta tickets y gestión de pedidos.

Actividades con Banavih, IVSS (Tiuna) e Inces: elaboración de formatos y gestión de pago de compromisos con el Inces y el Faov, mantener al día los pagos de IVSS y realizar cualquier modificación o trámite que se deba realizar a través del Tiuna. Libro de Banco: teneduría de libro de Banco de la empresa, realización de conciliaciones bancarias. Elaboración de correspondencias varias: elaboración de autorizaciones, cartas a entes gubernamentales, constancias entre otros. 8