Etica archivistica

C U A D E R N O S d e l ARCHIVIST A C ODIGO DE E TICA 1 SECRETARIA DE GOBERNACION Secretario  Lic. Emilio Chuayffet Chemor   Subsecretario de Gobierno  Lic. Arturo Nunez Jimenez  Subsecretario de Desarrollo Politico  Lic. Fernando Franco Gonzalez Salas  Subsecretario de Asuntos Juridicos y Asociaciones Religiosas  Lic. Rafael Rodriguez Barrera   Subsecretario de Poblacion y Servicios Migratorios  Lic. Cesar Becker Cuellar   Subsecretario de Proteccion Civil y Prevencion  y Readaptacion Social  Lic. Juan Ramiro Robledo Ruiz  Oficial Mayor  Lic.

Ausencio Chavez Hernandez C U A D E R N O S d e l ARCHIVIST A C ODIGO DE E TICA ARCHIVO G ENERAL DE L A NACION  P ALACIO DE L ECUMBERRI  C IUDAD DE M EXI CO  1997 CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES  INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES  CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Codigo de Etica. En el XIII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Pekin, China, en  1996, se propuso un codigo etico para los profesionales de la archivistica,  considerados como los responsables del control, cuidado, custodia, conservacion y  administracion de los archivos.

Este Codigo de Etica sugiere lineamientos y pautas  de conducta laboral para lograr la excelencia y la confianza publica en el quehacer  de los archivistas. El documento original fue redactado en ingles. © CIA  Se autoriza la reproduccion de esta publicacion a condicion de citar la fuente. ARCHIVO G ENERAL DE L A NACION  Consejo editorial Andres Lira, Guadalupe Perez San Vicente,  Elias Trabulse, Gisela von Wobeser  y Silvio Zavala  Patricia Galeana   Directora General Maria Elena Ruiz Cruz Directora de Publicaciones y Difusion  Correccion

Cecilia Jarero Jefa de Produccion Grafica Patricia Malagon Diseno y formacion Rodrigo Jhonson Traduccion  Primera edicion: 1997  ISBN 970­628­245­9  D. R. © para esta edicion: Archivo General de la Nacion, Mexico. Eduard  Molina y Albaniles s/n, Col. Penitenciaria Ampliacion  Delegacion Venustiano Carranza, 15350 Mexico, D. F. IMPRESO EN MEXICO ­ P RINTED IN MEXICO INTRODUCCION  01. Un  Codigo  de  etica  para  archivistas  debe  establecer  normas  de  conducta  para  la  profesion  archivistica.

Debe  ensenar  a  los  nuevos  miembros  del  oficio  esas  normas  al  tiempo  que  le  recuerde  al  archivista  profesional  sus  responsabilidades, para asi inspirar la confianza del publico  hacia esta profesion. 02. El  termino  “archivista”  que  usamos  en  este  codigo  pretende  incluir  a  todos  aquellos  involucrados  con  el  control,  cuidado,  custodia,  preservacion 

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y  administracion  de archivos. 03. Se  debe  promover  y  alentar  a  las  instituciones,  y  en  general a todos aquellos que brinden servicios archivisticos  a adoptar politicas y practicas que faciliten la utilizacion de  este codigo. 4. Este codigo pretende proporcionar un marco etico que  sirva de guia a los miembros de este gremio,  y no brindar  soluciones especificas a problemas particulares. 05. Los  principios  van  acompanados  de  un  comentario? principios  y  comentarios  en  conjunto  conforman  este  Codigo de Etica. 06. La implementacion de este codigo depende de la buena  voluntad  de  las  instituciones  y  asociaciones  archivisticas. Sugerimos  que  se  realice  un sfuerzo  formativo  y  que  se  establezcan los mecanismos necesarios que sirvan de guia,  en caso de duda, para investigar conductas no eticas  y, de  considerarse necesario, para aplicar sanciones. C ODIGO DE E TICA 1. El  ar chivista  debe  pr oteger   la  integr idad  del  mater ial  ar chivistico  y  asi  gar antizar   que  este  continue  siendo  una  evidencia  confiable  del  pasado. La  obligacion  primordial  del  archivista  es  la  de  preservar la integridad de los documentos bajo su  cuidado  y  custodia.

Para  cumplir  con  esta  tarea  deben considerarse los legitimos, aunque a veces  conflictivos, derechos e intereses de la institucion  que ofrece el servicio, asi como de los duenos, de  los  protagonistas  de  los  documentos  y  de  los  usuarios  del  pasado,  presente  y  futuro. La  objetividad  e  imparcialidad  del  archivista  es  lo  que aquilata su profesionalismo. Sin  importar  de  donde  venga,  el  archivista  debe  resistir  cualquier  tipo  de  presion  que  pretenda  manipular  evidencias  o  distorsionar  los  hechos. 2.

El ar chivista debe valor ar , seleccionar  y mantener  los  documentos  ar chivados  dentr o  de  sus  contextos  historico,  legal  y  administr ativo,  r espetando  asi  el  pr incipio  de  pr ocedencia,  pr eser vando  y  haciendo  evidentes las r elaciones or iginales de los documentos. El  archivista  debe  actuar  bajo  los  principios  generales aceptados por la practica. Debe realizar sus  tareas  y  funciones  de  acuerdo  con  los  principios  de  la  archivistica,  con  respeto  a  la  creacion,  mantenimiento  y  disposicion  de ocumentos activos y semiactivos, incluyendo los  de  caracter  electronico  y  de  multimedia? la  seleccion  y  adquisicion  de  documentos  para  su  custodia archivistica? el resguardo, preservacion y  conservacion  de  archivos  bajo  su  cuidado,  y  la  catalogacion,  descripcion  y  publicacion  que  hara  accesible el uso de esos documentos. El  archivista  valora  los  documentos  de  maneta  imparcial,  basando  su  juicio  en  un  conocimiento  profundo  de  las  necesidades  administrativas  y  de  las  politicas  de  adquisicion  de  su  institucion.

En  cuanto  sea  posible  debe  clasificar  y  describir  los  documentos  seleccionados para ser retenidos,  de acuerdo con  los principios archivisticos (ante todo el principio  de procedencia y el principio de orden original). Debe adquirir documentos de acuerdo con los  propositos y recursos de su institucion. No puede  buscar o aceptar adquisiciones que hagan peligrar  la integridad o la seguridad de los documentos ya  existentes? debe  cooperar  para  asegurar  la  preservacion  de  los  documentos  buscando  el  recinto adecuado para los mismos.

El  archivista  debe  esforzarse  por  que  regresena1  pais  de  origen  los  documentos  y  archivos  publicos  tomados  en  tiempos  de  guerra  o de ocupacion militar. 3. El  archivista  debe  pr oteger   la  autenticidad  de  los  documentos  y  asegur ar   que  su  valor   no  sea  alterado  dur ante  el  pr oceso  ar chivistico,  la  conser vacion  y  el  uso. El  archivista  se  asegura  de  que  el  valor  de  los  documentos,  incluyendo  los  electronicos  o  de  multimedia,  no  sea  alterado  o  maltratado  a  lo  largo  del  proceso  archivistico  de  catalogacion, aloracion  y  descripcion,  y  durante  la  conservacion y el uso. Cada consulta de un documento debe llevarse  a  cabo  de  acuerdo  con  criterios  y  metodos  cuidadosamente establecidos. El reemplazo de originales por otros formatos  debera hacerse a la luz del valor legal,  intrinseco  y de contenido de los documentos. Hay  que  informar  al  usuario  cuando  algun  documento  de  acceso  restringido  haya  sido  temporalmente removido de un archivo. 4. El  archivista  debe  asegurar   el  acceso  continuo  y  la  inteligibilidad del mater ial archivistico.

El  archivista  selecciona  los  documentos  que  deben  ser  conservados  o  destruidos  primordialmente  para  salvar  el  testimonio  de  la  actividad,  de  la  persona  o  de  la  institucion  que  produjo y acumulo los documentos, pero tambien  debe  tener  en  mente  los  cambios  en  las  necesidades de investigacion. Los  archivistas  deben  estar  conscientes  de  que  adquirir  documentos  de  origen  dudoso,  por  mas interesantes que estos resulten, podria alentar  el  comercio  ilegal.

Deben  cooperar  con  otros  archivistas y con las instancias de procuracion de  justicia  involucradas  en  la  captura  de  personas  sospechosas de robo de documentos de archivos. 5. El  ar chivista  debe  documentar   y  justificar   sus  acciones con r especto al mater ial archivistico. El archivista se avoca a las practicas correctas de  custodia  de  archivos  a  lo  largo  del  ciclo  vital  de  los documentos y coopera con los generadores de  la  documentacion  para  crear  nuevos  formatos  y  practicas  de  administracion  documental. No  solo e preocupa de adquirir nuevos documentos, sino  que  tambien  se  asegura  de  que  la  nueva  informacion  y  los  nuevos  sistemas  archivisticos  sean  incorporados  desde  el  inicio  para  preservar  archivos valiosos. El  archivista  que  trata  con  los  funcionarios  encargados de la transferencia documental,  o con  los  duenos  de  los  documentos,  debe  tomar  decisiones  justas  considerando,  cuando  esto  sea  posible,  su  autoridad  para  transferir,  donar  o  vender,  asi  como  los acuerdos  economicos  y sus  beneficios, los planes para su procesamiento,  los  derechos de autor y las condiciones de acceso.

El  archivista  debe  llevar  un  registro  permanente  que  de  cuenta  de  los  accesos,  de  la  conservacion  y  de  todo  el  trabajo  archivistico  realizado. 6. El  archivista  debe  pr omover   el  acceso  mas  amplio  posible  al  material  ar chivistico  y  ofr ecer   un  ser vicio  impar cial a todos los usuar ios. El  archivista  facilita  la  busqueda  de  informacion  creando  metodos  particulares  y  generales  para  todos los documentos bajo su custodia.

Ofrece orientacion imparcial a todo usuario y  emplea  los  recursos  disponibles  para  ofrecer  las  mejores opciones de servicios. Desalienta  las  restricciones  absurdas  o  excesivas  para  el  acceso  y  el  uso  de  los  documentos,  pero  puede  sugerir  o  aceptar  como  condicion  para  la  consulta,  restricciones  claras  y  previamente  establecidas  de  duracion  limitada. Debe  observar  celosamente  y  aplicar  imparcialmente  todos  los  acuerdos  hechos  al  momento  del  prestamo,  pero  en  su  afan  por  conseguir  la  liberalizacion  del  acceso  a  los ocumentos  y  a  la  informacion,  estara  pendiente  para  renegociar  las  condiciones,  de  acuerdo  al  cambio de los tiempos y las circunstancias. El  archivista  responde  cortesmente  y  con  animo  de  ayudar  al  usuario,  a  rodos  los  requerimientos razonables en torno a los acervos,  y  promueve  el  mayor  uso  posible  de  estos,  cuidando  siempre  de  cumplir  con  las  politicas  institucionales, la preservacion de los acervos, las  consideraciones  legales,  los  derechos  individuales  y  los  acuerdos  establecidos  con  el  donante.

Explica  las  restricciones  pertinentes  a  los  usuarios  potenciales  y  las  aplica  equitativamente. 7. El  archivista  debe  respetar   el  acceso  y  la  pr ivacidad  actuando  dentr o  de  los  limites  de  la  legislacion  per tinente. El  archivista  cuida  que  la  privacidad  personal,  corporativa  y  la  seguridad  nacional  sean  protegidas  sin  por  ello  destruir  informacion,  especialmente  en  el  caso  de  los  documentos  electronicos  para  los  que  la  puesta  al  dia  y  la  eliminacion  de  los  mismos  es  una  practica  comun.

Tiene  que  respetar  la  privacidad  de  los  autores  y  de  los  individuos  que  aparecen  en  los  documentos,  especialmente  de  aquellos  que  no  tuvieron ni voz ni voto en la manera en la que se  iba a disponer de los materiales. 8. El archivista debe utilizar  la confianza depositada en  el  par a  el  bien  comun  y  evitar   usar  su  posicion  pr ivilegiada par a beneficio pr opio o de otr os. El  archivista  debe  evitar  las  actividades  que  perjudiquen  su  integridad  profesional,  su  objetividad  o mparcialidad. No  puede  beneficiarse  economicamente  o  de  ninguna  otra  forma  a  titulo  personal  en  detrimento  de  las  instituciones, los usuarios o los colegas. El  archivista  no  puede  hacer  acopio  de  documentos  originales  en  su  area  de  responsabilidad  ni  participar  en  ningun  tipo  de  comercio  con  documentos. Tiene  que  evitar  cualquier  actividad  que  a  los  ojos  del  publico  pudiera  generar  la  sospecha  de  que  existe  un  conflicto de intereses.

El  archivista  puede  usar  los  acervos  de  su  institucion  para  investigacion  personal  y  publicaciones, siempre y cuando los utilice en los  mismos  terminos  establecidos  para  los  demas  usuarios  que  consultan  el  mismo  acervo. No  puede  revelar  ni  usar  la  informacion  obtenida  gracias  a  su  posicion  sobre  acervos  de  uso  restringido. Puede  revisar  y  comentar  sobre  el  trabajo  realizado  por  otros  en  el  mismo  campo,  incluyendo  el  trabajo  basado  en  documentacion  de sus propias instituciones.

El  archivista  no  debe  permitir  a  personas  ajenas a la profesion interferir en su trabajo y en  sus obligaciones. No  debe  permitir  que  su  investigacion  personal  y  sus  publicaciones  interfieran  en  su  adecuado  desempeno  profesional  o  en  la  labor  administrativa para la que fue contratado. Cuando  utilice  los  acervos  de  su  institucion,  el  archivista  no  debera  emplear  su  conocimiento  sobre  los  trabajos  no  publicados  de  otros  investigadores  sin  antes  comunicar  sus  intenciones a los mismos. 9.

El ar chivista debe pr ocur ar  la excelencia pr ofesional y la actualizacion de sus conocimientos archivisticos de  for ma  sistematica  y  continua,  compartiendo  los  r esultados de sus investigaciones y experiencia. El  archivista  debe  empenarse  en  desarrollar  su  conocimiento  y  capacidades  profesionales  para  contribuir  al  cuerpo  de  estudio  de  su  gremio,  asegurandose  de  que  aquellos  cuyo  entrenamiento  o  actividades  supervisa,  esten  preparados  para  llevar  a  cabo  sus  tareas  de  una  manera eficiente. 10.

El ar chivista debe pr omover  la conser vacion y el uso  del  patrimonio  documental  de  la  humanidad  tr abajando de manera conjunta con los miembr os de  su comunidad y con otr os pr ofesionales. El  archivista  debe  alentar  la  cooperacion,  evitar  conflictos con sus colegas de profesion y resolver  cualquier  dificultad,  con  la  promocion  del  cumplimiento  de  las  normas  archivisticas  y  de  etica. Debe  cooperar  con  los  miembros  de  profesiones  relacionadas  bajo  las  bases  de  un  mutuo respeto y comprension. C UADERNOS DEL ARCHIVISTA  T ITULOS PUBLICADOS: . Codigo de Etica  2. Consejo Internacional de Archivos  3. Norma  Internacional  General  de  Descripcion  Archivistica ISAD (G) Codigo de Etica,  Cuadernos del Archivista , N. 1, se termino sic imprimir en marzo de 1997,  en los talleres del Archivo General de la Nacion  Eduardo Molina y Albaniles, s/n,  Col. Penitenciaria Ampliacion, 15350 Mexico, D. F. Su tiraje consta de 1,000 ejemplares mas sobrantes. Se utilizo tipografia Garamond 3, papel Bond de 75 grs. ,  y cartulina Evergreen Nogal de 216 grs. El cuidado de la edicion estuvo a cargo de  Maria Elena Ruiz y Cecilia Jarero.