Etapas del proceso administrativo

La planeacion consiste en fijar el curso concreto de accion que ha de seguirse, estableciendo los principios que habran de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacion de tiempo y numeros necesarios para su realizacion. . Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. . Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla politicas, planes, procedimientos y cuenta con un metodo de retroalimentacion de informacion para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Determinacion del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos, a traves de tecnicas y procedimientos definidos. . Metodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accion; a partir de los cuales establece objetivos. . Planeacion es la seleccion y relacion de hechos, asi como la formulacion y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacion y formulacion de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer metodos de utilizacion racional de los recursos. • Reduce los niveles de incertidumbre

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que se pueden presentar en el futuro. • Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantias de exito. • Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas vision del porvenir y un afan de lograr y mejorar las cosas. • Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. • Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacion. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos. • Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa. Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. Objetividad y cuantificacion: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o calculos arbitrarios (precision) expresada en tiempo y dinero.

Flexibilidad: es conveniente establecer margenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de accion a seguir. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propositos y objetivos generales. Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, sera necesario rehacerlo completamente. La empresa tendra que modificar los cursos de accion (estrategias) y consecuentemente las politicas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos. 1. Deteccion de la oportunidad de acuerdo con: El mercado • La competencia • Lo que desean los clientes • Nuestras fuerzas • Nuestras debilidades 2. Establecimiento de objetivos y metas: • Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando. 3. Consideracion de las premisas de planeacion: • En que ambiente (interno o externo) operaran nuestros planes. 4. Identificacion alternativas: • Cuales son las alternativas mas prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5. Comparacion de alternativas: • Que alternativa proporcionara la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo mas bajo y las mayores utilidades. . Eleccion de una alternativa: • Seleccion del curso de accion a seguir. 7. Elaboracion de planes de apoyo, como los planes para: • Comprar equipo • Comprar materiales • Contratar trabajadores • Desarrollar un nuevo producto 8. Expresion numerica de los planes mediante la elaboracion de presupuestos tales como: • Volumen y precio de ventas • Gastos de operacion necesarios para los planes • Gastos para equipos de capital. Es la declaracion duradera de objetivos que distinguen a una organizacion de otras similares. ?Cual es nuestro negocio?

Describe el proposito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofia y la tecnologia basica de una empresa. • Definir que es la organizacion y lo que aspira a ser. • Ser lo suficientemente especifica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. • Distinguir a una organizacion de todas las demas. • Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. • Ser formulada en terminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa. Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacion.

Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico. Caracteristicas: • Deben establecerse a un tiempo especifico. • Se determinan cuantitativamente. Lineamientos: • Deben de asentarse por escrito. • No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos. • al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administracion (que, como, donde, cuando, quien, porque)

Son cursos de accion general o alternativas, que muestran la direccion y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un area clave de resultados es una actividad basica dentro de una empresa, que esta relacionada con el desarrollo total de la misma. Lineamientos: • Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos. • Determinadas con claridad • No confundir las estrategias con las tacticas, ya que estas ultimas combinan la accion con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitira sugerir un mayor numero de cursos de accion. • Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas • Al establecerlas, auxiliarse de tecnicas de investigacion y de planeacion Caracteristicas: • Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas • Su vigencia esta estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron disenadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. Debido a la dinamica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue util, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo. • Para cada area clave es necesario establecer una estrategia especifica. Es decir, que una estrategia establecida para un area clave, por ejemplo: productividad, no podra aplicarse para penetracion de mercado. • Se establecen en los niveles jerarquicos mas altos. Son guias para orientar la accion; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacion.

Las politicas son imprescindibles para el exito del plan debido a que: • Facilitan la delegacion de autoridad • Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrio ciertas decisiones. • Evitan perdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados • Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. • Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa • Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones • Indican al personal como debe actuar en sus operaciones • Facilitan la induccion del nuevo personal Lineamientos: Establecerse por escrito para darles validez • Redactarse claramente y con precision • Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar • Coordinarse con las demas politicas • Revisarse periodicamente • Ser razonable y aplicable a la practica • Estar acorde con los objetivos de la empresa • Debe ser estable en su formulacion • Ser flexible Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificas que habran de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucion.

La importancia de los programas es que: • Suministran informacion e indican el estado de avance de las actividades • Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control • Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad • Determinan los recursos que necesitan • Disminuyen los costos • Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especificamente • Determinan el tiempo de iniciacion terminacion de actividades • Se incluyen unicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos Lineamientos: • Deben participar en su formulacion: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendran en la ejecucion. • La determinacion de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa • La aprobacion del desarrollo y ejecucion del programa, debe comunicarse a todos aquellos que esten involucrados en el mismo • Deben ser factibles • Evitar que los programas se contrapongan entre si • Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de facil comprension El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, asi mismo, debe considerarse las consecuencias que operaran en el futuro. Presupuestos Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en terminos economicos (monetarios), junto con la comprobacion subsiguiente de las realizaciones de dicho plan. Caracteristicas: • Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistematicamente • Esta expresado en terminos cuantitativos • Es general porque debe establecerse para toda la empresa Es especifico porque puede referirse a cada una de las areas de la organizacion • Es disenado para un periodo determinado Los planes en cuanto al periodo establecido se clasifican en : • Corto plazo. Menor o igual a un ano. • Mediano plazo. Uno a tres anos. • Largo plazo. Mayor de tres anos. En los casos de planeacion total o integral puede ser clasificada: • Estrategica. Establece los lineamientos generales de la planeacion. • Tactica o funcional. Determina planes mas especificos. • Operativa. Su funcion consiste en la formulacion y asignacion de actividades detalladas.

Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador optimizar los recursos. Tecnicas auxiliares que facilitan la toma de decisiones en la planeacion: Metodos cuantitativos Investigacion de operaciones: • Metodo simples • Modelo de transporte • Modelo de asignacion • Redes • Simulacion • Modelos de inventarios • Lineas de espera Tecnicas de ingenieria economica • Valor presente • Analisis de recuperacion • Punto de equilibrio • Tasa interna de retorno Metodos cualitativos • Delfos • Tormenta de ideas • Tecnicas de juego (dramatizaciones, casos) • Grupos T Puntos fuertes y puntos debiles • Cadena de fines y medios Agustin Reyes Ponce Organizacion es la estructuracion de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su maxima eficiencia dentro de los planes y objetivos senalados. Eugenio Sisto Velasco Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquia y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.

Isaac Guzman Valdivia Organizacion es la coordinacion de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el proposito de obtener el maximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tecnicos y humanos, en la realizacion de los fines que la propia empresa persigue. Joseph L. Massie La estructura y asociacion por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. • Es de caracter continuo (expansion, contraccion, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos. • Suministra los metodos para que se puedan desempenar las actividades eficientemente, con el minimo de esfuerzos. • Evita lentitud e ineficiencia. • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente. Principios de la Organizacion Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organizacion racional. Del objetivo

Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacion deben estar relacionadas con los objetivos y propositos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos. Especializacion Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realizacion de una sola actividad. El trabajo se llevara a cabo mas facilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.

Mientras mas especifico y menor sea el campo de accion de un individuo, mayor sera su eficiencia y destreza. Division del trabajo: es la separacion y delimitacion de las actividades con el fin de realizar una funcion con la mayor precision, eficiencia y minimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacion y perfeccionamiento del trabajo. • Jerarquizacion: se refiere a la disposicion de funciones por orden de rango, grado o importancia. • Departamentalizacion: es la division o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud. Descripcion de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilacion ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera. Coordinacion: se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lineas de comunicacion y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinacion y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social. Organigramas Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacion racional. Los organigramas se clasifican por:

Su objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales. Su area: Generales, Departamentales. Su contenido: Esquematicos, Analiticos. Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta. Manuales Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistematica, informacion acerca de la organizacion de la empresa y pueden ser: de politicas, departamentales, de bienvenida, de organizacion, de procedimientos, de contenido multiple, de tecnicas, de puestos. Importancia de los manuales • Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones. • Aumentan la eficiencia de los empleados. • Son una fuente de informacion, pues muestran la organizacion de la empresa. • Ayudan a la coordinacion y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. • Son una base para el mejoramiento de sistemas. • Reduce costos al incrementar la eficiencia. Analisis del puesto Es una tecnica pormenorizada de las labores que se desempenan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), asi como las caracteristicas, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempena.

El analisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad, fundamentar programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la seleccion del personal. La ejecucion de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guia de los esfuerzos del grupo social a traves de la motivacion, la comunicacion y la supervision son la tarea de la direccion. Burt K. Scanlan Consiste en coordinar el esfuerzo comun de los subordinados, para alcanzar las metas de la organizacion.

Leonard J. Kazmie La guia y supervision de los esfuerzos delos subordinados, para alcanzar las metas de la organizacion. Robert B. Buchele Comprende la influencia interpersonal del administrador a traves de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organizacion (mediante la supervision, la comunicacion y la motivacion. Joel J. Lerner y H. A. Baker Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperacion del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivacion y la supervision.

Elementos del concepto Ejecucion de los planes de acuerdo con a estructura organizacional Motivacion Guia o conduccion de los esfuerzos de los subordinados Comunicacion Supervision Alcanzar las metas de la organizacion Importancia de la direccion • Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la organizacion. • A traves de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional • La direccion eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacion de metodos de organizacion y en la eficacia de los sistemas de control. • A traves de ella se establece la comunicacion necesaria para que la organizacion funcione. 1. De la armonia del objetivo la direccion sera eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa 2. Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organizacion para obtener ciertos resultados. 3.

De la supervision directa: Se refiere al apoyo y comunicacion que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucion de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. De la via jerarquica: Postula la importancia de respetar los canales de informacion establecidos por la organizacion formal , de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a traves de los niveles jerarquicos correspondiente, con el fin de evitar conflictos. 5. De la resolucion del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestion administrativa a partir del momento en que aparezcan. . Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstaculo que se antepone al logro de las metas de la organizacion, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Toma de decisiones Una decision es la eleccion de un curso de accion entre varias alternativas y la responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Al tomar decisiones es necesario: Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, asi como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solucion. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de alternativas de solucion, estudiar sus ventajas y desventajas asi como su factibilidad de implementacion, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La evaluacion se lleva a cabo a traves de: • Analisis de factores tangibles o intangibles. Analisis marginal. • Analisis costo-efectividad. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la mas idonea para las necesidades del sistema, y la que reditue maximos beneficios; ademas, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser: • Experiencia. • Experimentacion. • Investigacion. Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, asi como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solucion. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de alternativas de solucion, estudiar sus ventajas y desventajas asi como su factibilidad de implementacion, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La evaluacion se lleva a cabo a traves de: • Analisis de factores tangibles o intangibles. Analisis marginal. • Analisis costo-efectividad. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la mas idonea para las necesidades del sistema, y la que reditue maximos beneficios; ademas, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser: • Experiencia. • Experimentacion. • Investigacion. 9. Aplicar la decision. Es poner en practica la decision elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.

El plan comprendera: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacion de la decision. Burt K. Scanlan El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet Es la regulacion de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. George R. Terry El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizandolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucion se desarrolle de acuerdo con lo planeado. . Equilibrio. A cada grupo o delegacion conferido debe proporcionarsele el grado de control correspondiente. 2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcion de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz , necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectue el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacion. 4. De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacion con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. 5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacion con las ventajas reales que este reporte. 6. De excepcion. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo. . De la funcion controlada. La funcion controladora por ningun motivo debe comprender a la funcion controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la funcion que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Etapas del Control Establecimiento de estandares Un estandar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guia o patron con base en el cual se efectua el control. Los estandares representan el estado de ejecucion deseado, no son mas que los objetivos definidos de la organizacion.