Elaboración de un congreso

Elaboración de un congreso gy karinag22 na-R6pR 17, 2011 | S pagos UNIVERSIDAD DE OCCIDENTE Unidad Culiacán Alumnas: * Karina Guadalupe López Angulo 0840295 * Marcela Marian Domínguez Gaxiola 0840306 Materia: Diseño y ambientación de eventos especiales Maestra: Diana Valdez Solís Tarea: Organización de congresos estudiantil Aula: G-104 Culiacán, Sinaloa Nov Introducción La finalidad de un co ors to View de personas para comunicar, educar o debatir acerca de unos temas determinados.

Conseguir una perfecta organización y ambientación son las claves para que el congreso alcance sus objetivos, satisfaga los asistentes y proyecte una buena imagen de la empresa organizadora. La Organización y la ambientación de un evento consisten en el diseño y el proceso que se tiene que llevar a cabo antes, durante y después del evento. Al momento de organizar un evento como un congreso tenemos que tener en cuenta unos puntos principales, ya que si no se cumplen no podrá ser posible la realización del mismo porque son la base para organizar y ambientar el evento.

De este modo para poder realizarla ambientación de el congreso o cualquier tipo de evento los puntos importantes serian, saber uscar el lugar donde se puede llevar acabo, que esté de acuerdo a

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la cantidad de personas, elegir el tema del que se va a tratar el congreso, también tenemos que saber qué es lo que se tiene que dar a conocer por medio de los expositores, es importante saber qué tipo de personas asistirán al evento para que se pueda adecuar la decoración y saber qué tipo de mobiliario se pude usar, la iluminación del lugar es importante ya que debe de estar adecuada acorde al evento, tenemos que tomar en cuenta los colores que se van a usar para la decoración, que sean los mimos ue el tema a exponer, para poder ofrecer una ambientación agradable tenemos que tomar en cuenta la música y revisar que no esté muy fuerte para que no moleste a los invitados, estos son los puntos principales que se tienen que tomar en cuenta para que la realización de un evento sea exitosa, así como los puntos que continúan más adelante.

Objetivos * Lograr que el evento cumplas las expectativas requeridas por el cliente * Satisfacer a los asistentes * Proyectar una buena imagen de la empresa organizadora * Dar más de lo esperado por el cliente Organización del Evento 1 . Determinar el propósito: Establecer con claridad el objetivo y la temática del evento 2. Número de asistentes: Además del tamaño del grupo, tener en cuenta las características como edades, idiomas de los RI_IFS asistentes: Además del tamaño del grupo, tener en cuenta las características como edades, idiomas de los participantes, esto pasa saber que es lo que se les puede ofrecer de acuerdo a la edad y si hablan otro idioma se pueden ofrecer traductores. 3.

Confirmar con tiempo la asistencia: Esto, nos garantizará la asistencia de los invitados. 4. Elegir la sede: Tener en cuenta si hay algún objetivo especial ue influencie en la selección del destino. Además, escoger un destino que sea conveniente para los invitados teniendo en cuenta el tiempo de viaje y los costos para llegar al sitio del evento. 5. Planificar con tiempo: Si logra planear con un amplio margen de tiempo, podremos conseguir mayor disponibilidad de lugares de encuentro, boletos aéreos, hoteles, entre otros. 6. Medios de Transporte: Establecer la manera cómo van a llegar los participantes del encuentro al lugar donde se van a desarrollar las jornadas de trabajo. 7.

Enumerar los gastos: Cuando se planea una reunión, no enemos que olvidar hacer un listado completo de los gastos totales que tendrá, entre ellos están: personas de logística que va a ser necesario contratar, gastos de mercadeo y publicidad, transporte aéreo y terrestre, acomodación hotelera, almentación, impuestos, alquiler de equipos, entre muchos otros gastos 8. Convenios: Adquirir convenios preferenciales con compañías ho 31_1fS muchos otros gastos hoteleras y aéreas. 9. Asegurarse de los pagos: Antes de programar cualquier tipo de gasto, tenemos que estar seguros de que cuenta con los fondos necesarios para pagar a sus proveedores. Puntos necesarios para la ambientación de un evento. Presupuesto: Tenemos que saber con cuanto presupuesto vamos a contar para ver qué es lo que les podemos ofrecer.

Temática: esta es la parte más importante porque de ella depende la decoracion del evento así como los colores que se van a utilizar Objetivos: Hay que saber cuáles son los objetivos que se quieren lograr para cumplirlos durante el evento. Creatividad: La creatividad es muy importante porque con ella nos podemos dar una idea de cómo organizar y como decorar el Mobiliario: Debemos tener en cuenta si los asientos son los decuados, si disponemos de atril o de una mesa de invitados. Sonido: Tenemos que tener en cuenta el tipo de música que se va a poner antes o después de las conferencias, que sea adecuada al evento y a la temática. Iluminación: Las luces que se van a usar en el salón que no sean muy fuertes y que no sean muy obscuras para que no moleste.

Mesa de bienvenida: Esta mesa nos va a servir para recibir a los invitados con un cócktel de bienvenida así como también en esta mesa pueden est 406 S recibir a los invitados con un cócktel de bienvenida asi como también en esta mesa pueden estar los folletos con la nformación que les puede interesar. Mantelería: Para la mantelería es importante saber cuántas mesas son las que se van a cubrir y cuáles son los colores que se van a utilizar para el evento. Flores: Las flores le dan una vista elegante a la decoración como puede ser en las mesas o en las paredes. Telas: con las telas se puede decorar las paredes de d’ferentes colores y dar una ambientación agradable al evento.

Grupo de baile: Seria interesante contratar a un grupo especializado en diversos tipos de bailables para que en forma de distracción a los invitados y asistentes después de las onferencias. Conclusión Tenemos como conclusión que para poder llevar la organización adecuada de un evento es importante confirmar las fechas de los invitados especiales, así como también de los proveedores y de la prensa para que no nos falte nada. En la parte de ambientación tenemos que tomar en cuenta la decoración en la cual se tiene que tomar en cuenta los colores y el mobiliario adecuado al lugar y al evento. Y para finalizar el evento es importante entregar un obsequio de participación a los asistentes, y en lo posible a los acompañantes. SÜFS