Diagrama de flujo

DIAGRAMA DE FLUJO Definicion El diagrama de flujo representa la forma mas tradicional y duradera para especificar los detalles algoritmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en programacion, economia y procesos industriales; estos diagramas utilizan una serie de simbolos con significados especiales. Son la representacion grafica de los pasos de un proceso, que se realiza para entender mejor al mismo. Son modelos tecnologicos utilizados para comprender los rudimentos de la programacion lineal. ?Cuando se utiliza? Cuando un equipo necesita ver como funciona realmente un proceso completo.

Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y circulos de duplicacion de trabajo. Algunas aplicaciones comunes son: Identificacion de las causas principales: · Desarrollar planes para reunir datos. · Generar teorias sobre las causas principales. · Discutir las formas de estratificar los datos para el analisis para identificar las causas principales. · Examinar el tiempo requerido para las diferentes vias del proceso. Diseno de Soluciones: · Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales. Identificar las organizaciones que seran afectadas por los cambios propuestos. Aplicacion de soluciones: · Explicar a otros el proceso actual y la solucion propuesta. · Superar la resistencia al

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cambio demostrando como los cambios propuestos simplificaran el proceso. Control (Retener las Ganancias): · Revisar y establecer controles y monitoreos al proceso. · Auditar el proceso periodicamente para asegurar que se estan siguiendo los nuevos procedimientos. · Entrenar a nuevos empleados. No es indispensable usar un tipo especial de simbolos para crear un diagrama de flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados:

Estandarizados segun ISO 5807 • Flecha. Indica el sentido y trayectoria del proceso de informacion o tarea. • Rectangulo. Se usa para representar un evento o proceso determinado. Este es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra. Es el simbolo mas comunmente utilizado. • Rectangulo redondeado. Se usa para representar un evento que ocurre de forma automatica y del cual generalmente se sigue una secuencia determinada. • Rombo. Se utiliza para representar una condicion. Normalmente el flujo de informacion entra por arriba y sale por un lado si la condicion se cumple o sale por el lado opuesto si la condicion no se cumple.

Lo anterior hace que a partir de este el proceso tenga dos caminos posibles. • Circulo. Representa un punto de conexion entre procesos. Se utiliza cuando es necesario dividir un diagrama de flujo en varias partes, por ejemplo por razones de espacio o simplicidad. Una referencia debe de darse dentro para distinguirlo de otros. La mayoria de las veces se utilizan numeros en los mismos. Reglas De acuerdo al estandar ISO, los simbolos e incluso las flechas deben tener ciertas caracteristicas para permanecer dentro de sus lineamientos y ser considerados sintacticamente correctos.

En el caso del circulo de conexion, se debe procurar usarlo solo cuando se conecta con un proceso contenido dentro de la misma hoja. En los diagramas de flujo se presuponen los siguientes aspectos: • Existe siempre un camino que permite llegar a una solucion • Existe un unico inicio del proceso • Existe un unico punto de fin para el proceso de flujo, salvo del rombo que indica una comparacion con dos caminos posibles y ademas una gran ayuda A su vez, es importante que al construir diagramas de flujo, se observen las siguientes recomendaciones: • Evitar sumideros infinitos, burbujas que tienen entradas pero no salidas. Evitar las burbujas de generacion espontanea, que tienen salidas sin tener entradas, porque son sumamente sospechosas y generalmente incorrectas. • Tener cuidado con los flujos y procesos no etiquetados. Esto suele ser un indicio de falta de esmero, pero puede esconder un error aun mas grave: a veces el analista no etiqueta un flujo o un proceso porque simplemente no se le ocurre algun nombre razonable. Se utiliza. – La metodologia para preparar un Diagrama de Flujo es: 1. Proposito 2. Determinar el nivel de detalle requerido 3. Definir los limites 4. Utilizar simbolos apropiados 5. Hacer preguntas 6. Documentar 7.

Completar 8. Revision 9. Determinar oportunidades. SISTEMA DE INFORMACION: UNA METODOLOGIA PARA SU ESTRUCTURACION Conceptos basicos. – Procesos. – Las organizaciones, funcionalmente, desarrollan multiples actividades. El componente basico de estas corresponde a la tarea, entendida como una «micro actividad» que se responsabiliza a una sola persona. Grupos de tareas conforman actividades mas complejas, que en el ambito organizacional asumen diversas denominaciones segun los enfoques de segmentacion que se esgriman. Cadena de Valor. – Como la herramienta basica para examinar todas las actividades que una empresa desempena.

Bajo ese enfoque, los procesos son clasificados en primarios y de apoyo. Los procesos primarios estan directamente relacionados con la actividad productiva de las organizaciones. Los procesos de apoyo son los que apoyan, asisten, respaldan a los procesos primarios; cuya segmentacion se realiza en funcion de factores estrategicos, funcionales y organizacionales. Modelo de Procesos por Regulacion. -El cual nace con el objetivo de proveer un modelo grafico organizacional general basado en la teoria de sistemas y en patrones de procesos de regulacion organizacional de acuerdo a experiencias y observaciones empiricas. Sistemas de Informacion. Se entendera por sistema de informacion al conjunto de componentes interrelacionados que operan conjuntamente para capturar, procesar, almacenar y distribuir informacion que apoye la toma de decisiones, la coordinacion, el control y analisis en una organizacion. Los tipos de sistemas que interesaran son: l de Procesamiento de Transacciones (SPT): registran las transacciones rutinarias del negocio y que sirven para el nivel operacional de las organizaciones. l de Apoyo a las Decisiones (SAD): estan a nivel de gestion de las organizaciones, y combinan datos y modelos analiticos sofisticados para apoyar el proceso de decision. de Informacion Administrativos o de Gestion (SIA o SIG): estan a nivel de gestion de las organizaciones, y apoyan las funciones de planificacion y control para proveer informes de resumen y de excepcion; dependen de datos proporcionados por los SPT. l de Apoyo Ejecutivos (SAE): estan a nivel estrategico de la organizacion disenados para apoyar las decisiones no estructuradas y crear un entorno generalizado de automatizacion y comunicaciones de redes; son sistemas que incorporan informacion de eventos externos, tales como politicas impositivas, comportamientos de la competencia.

Metodologia Etapa 1: Identificacion de procesos Etapa 2: Seleccion de procesos Etapa 3: Descomposicion de procesos Etapa 4: Estructuracion del sistema de informacion EL CONTROL INTERNO El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de produccion, distribucion, financiamiento, administracion, entre otras son regidas por el control interno.

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policiaco o de caracter tiranico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no dana las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patron a empleado. ( La funcion del control interno es aplicable a todas las areas de operacion de los negocios, de su efectividad depende que la administracion obtenga la informacion necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.

El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa. El control interno segun las Normas y Procedimientos de Auditoria en su glosario tecnico lo define como: “Esta representado por el conjunto de politicas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especificos de la entidad”. La estructura del control interno Ambiente de control. Sistema Contable. Procedimientos de Control. ?Cual es el objetivo de un sistema de control interno?

Tiene varios objetivos como: • Evitar o reducir fraudes. • Salvaguarda contra el desperdicio. • Salvaguarda contra la insuficiencia. • Cumplimiento de las politicas de operacion sobre bases mas seguras. • Comprobar la correccion y veracidad de los informes contables. • Salvaguardar los activos de la empresa. • Promover la eficiencia en operacion y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administracion. El control interno se divide en: Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar en todas las fases o etapas del proceso administrativo.

Control Financiero – Contable, orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables de una entidad. El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la direccion sino en la ejecucion real de las operaciones cotidianas. La evaluacion del control interno es la estimacion del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a traves del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre. Formas de hacer el estudio y evaluacion del control interno.

Metodos: a) Metodo Descriptivo o de memorando. b) Metodo Grafico. c) Metodo de Cuestionario. Metodo Descriptivo Consiste en la descripcion de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. La descripcion debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicara en forma aislada o con subjetividad.

Detallar ampliamente por escrito los metodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc. La informacion se obtiene y se prepara segun lo juzgue conveniente el Contador Publico. La forma y extension en la aplicacion de este procedimiento dependera desde luego de la practica y juicio del Contador Publico observada al respecto, y que puede consistir en: A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compania de manera que cubran todos los aspectos de su revision.

B. Que las notas relativas contengan observaciones unicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, tambien cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado. [1] Siempre debera tenerse en cuenta la operacion en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente. Metodo Grafico. Senala por medio de cuadros y graficas el flujo de las operaciones a traves de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.

Este metodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversion de tiempo por parte del auditor en la elaboracion de los flujogramas y habilidad para hacerlos. Se recomienda el uso de la carta o grafica de organizacion que segun el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sinteticos que indican los aspectos mas importantes de una estructura de organizacion, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervision y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcion respectiva.

Existen dos tipos de graficas de organizacion: Cartas Maestras. Cartas suplementarias. Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos. Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma mas detallada. Se recomienda ademas el uso combinado de estas cartas con los manuales de operacion ya que se complementan. Metodo de Cuestionarios. Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a como se efectua el manejo de las operaciones y quien tiene a su cargo las funciones.

Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas senalan una falla o debilidad en el sistema establecido. Deteccion de funciones incompatibles. El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectara funciones incompatibles del personal involucrado en la operacion, administracion, control y marcha de la entidad sujeta a auditoria.

Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte superior derecha, se menciona la funcion clave y ahi mismo se anotan los nombres de los ejecutantes, a continuacion, sobre el lado izquierdo de la hoja, estan consignadas otras funciones donde se anotaran los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la persona que realiza la funcion clave se repite en las otras funciones, se constituye asi una funcion incompatible que sera anotada a continuacion en la columna de observaciones y en consecuencia habremos descubierto una falla en el control interno.

Estudio y Evaluacion del control interno por ciclos de transacciones. Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control interno estara sujeto a revision y evaluacion. Esta identificacion incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las caracteristicas especificas del mismo. Para auxiliarse el auditor debera basarse en los boletines de la serie 6000 de las Normas y Procedimientos de Auditoria emitidos por la Comision de Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Publicos. . Analisis Factorial: Consiste en la distincion e identificacion de los factores que concurren en los resultados de operacion de una entidad para llegar al conocimiento de cada factor, con el objeto de determinar su contribucion en el resultado de las operaciones realizadas. El analisis factorial se concibe la operacion de una entidad como resultado de la combinacion ponderada de sus componentes genericos, unos internos y otros externos, a los que se denomina” factores de operacion”.

La identificacion, analisis y estudio de dichos factores habra de hacerse tomando en cuenta la actividad o giro de la entidad y el proposito de la misma, ya que es obvio que no seran los mismos factores que inciden para entidades industriales o comerciales, de venta de servicios o de productos, lucrativas, no lucrativas, gubernamentales o no gubernamentales. Para ilustrar lo anterior mencionaremos los factores internos de una entidad industrial. – Medio ambiente. Administracion. – Productos. – Procesos. – Funcion Financiera. – Facilidades de produccion – Mano de obra – Materias primas. – Produccion. – Mercadotecnia. – Contabilidad. – Estadisticas. El fin del analisis factorial aplicado a una entidad, es cuantificar la contribucion de cada factor en el resultado de las operaciones que esta realice, es, por tanto, un medio de control. El Auditor debe apoyarse en el uso de cuestionarios para este proposito.

Este estado debe ser complementado con la aplicacion de razones financieras simples, comparando cuantitativamente los componentes de cada factor para evaluar su contribucion en el resultado de las operaciones de la entidad. El control interno se define como: “Esta representado por el conjunto de politicas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especificos de la entidad”. ———————–