Busqueda Informacion Servicios Academicos

Busqueda Informacion Servicios Academicos Sy mrtrash $espansl 10, 2016 25 pases Búsqueda de información para trámites de servicios académicos Diseño de un portal para el gobierno electrónico de la universidad – Card Sorting 12/11/2013 Universidad Mayor de San Simón Facultad de Ciencias y Tecnología Interacción Humano Computador Lic. MSc. Corina Flores Villarroel Espinoza Medrano Lenny Valdivia Arze Pablo Búsqueda de información para trámites de servicios académicos PACE 1 or2s Tabla de contenido to View nut*ge Introducción 2 2.

Desarrollo 2. 1 Análisis de requisitos — . 1. 1 información para trámites de servicios académicos 1. Introducción El pago de matrículas y otros servicios académicos que se desarrollan en la Facultad de Ciencias y Tecnología (FCyT) de la Universidad Mayor de San Simón (UMSS), ha desarrollado un lento proceso de cambios desde la perspectiva de facilitar este tipo de trámites a los estudiantes de la facultad.

Para este análisis se considera el trámite que involucra el pago de matrículas y otros servicios académicos que realiza un estudiante de la facultad, un postulante o un estudiante perteneciente tras facultades o universidad, estos incluyen trámites académicos relacionados con cambios de carrera, convalidación de materias, etc. Básicamente el proceso de pagos de servicios académicos consiste de las

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siguientes etapas: 1.

El estudiante obtiene información sobre el trámite mediante alguna fotocopia que indica los documentos o los pasos que se deben realizar, o bien medlante información directa de los diferentes encargados de información. 2. El estudiante debe dirigirse a las ventanillas correspondientes para el pago de los servicios que requiere portando la documentación requerida. 3. El estudiante realiza el pago en la ventanilla y recibe un comprobante que le permite continuar con los pasos restantes para completar sus trámites. . El proceso se repite desde el paso inicial hasta el anterior paso vanas veces, hasta que se obtienen los comprobantes o documentos buscados. Este proceso en apariencia es bastante corto e involucra únicamente a pocos actores, como ser los estudiantes, encargados d y algunos as administrativos. Sin emba tica ser insuficiente o inadecuado para muchos de los estudiantes que han participado del mismo.

Mediante una observación directa del proceso que realiza l sistema actual de pagos de matrículas y de otros servicios académicos, se pueden realzar principalmente los siguientes problemas: El estudiante debe realizar filas desde tempranas horas de la mañana para poder realizar su respectivo trámite. Este escenario está relacionado particularmente con la compra de matrículas a inicios de semestre o para los cursos de verano e invierno. Existe inconformidad de los estudiantes por las diferentes irregularidades en las filas de espera para realizar los trámites y los tiempos de espera.

Los trámites se realizan principalmente de manera personal y son etamente presenciales. Sin embargo, en el escenario del pago de matrículas, las ventanillas de atención simplemente requieren del número de código SIS del estudiante. Existen trámites que solamente se pueden realizar en ciertos horarios (Ver Figura 1. 1). Por conslguiente, la Informaclón que se puede recabar sobre los mismos se encuentra igualmente limitada a esos horarios. 1 Página pagos de servicios académicos de la FCyT Existen muchas deficiencias en la información que se brinda a los estudiantes para realizar los trámites, como ser la falta de un mapa de referencias, folletos e información ya sean impresos o digitales, falta de señalización clara (véase Figura 1. 3), 31 Página Figura 1. 3 Referencias de información incompleta y ambigua El manejo de la información necesario para realizar trámites no está centralizado (véase Figura 1 y por tanto en muchos casos se puede recibir información desactualizada, difusa o incompleta.

Figura 1. 4 Referencias con información difusa El manejo de la información y referencias que existen no cumplen ningún estándar. ¿-sta característica dificulta que es puedan asociar la Análisis de requisitos 2. 1. 1 Obtención de requisitos Para la recolección de los datos se aplica la técnica de observación o estudios de campo. Mediante la aplicación de esta técnica se pudo realizar la definición del dominio que se ha desarrollado en los anteriores párrafos y de la misma manera la definición de requisitos que se encuentra en la siguiente sección.

La documentación de los datos se realiza mediante encuestas (Anexo A), fotografías y observación directa de las acciones, tareas y contextos que permiten a los diferentes actores (estudiantes, encargados de información y administrativos) cumplir con sus objetivos. La observación realizada y las consultas en la ventanilla de información de la UMSS nos permiten identificar las siguientes etapas en la compra de matriculas: 1 . El estudiante debe aproximarse a cualquiera de las ventanillas disponibles que están habilitadas para la compra de matrículas. . Una vez frente a la ventanilla, el estudiante proporciona el código SIS que le fue asignado al momento de la inscripción a la universidad y por ende que está registrado en el sistema actual de la UMSS (websiss). 3. El administrador encargado de la venta de matrículas en la entanilla de atención en la que se encuentra el estudiante, verifica el código SIS dentro la base de datos del sistema y pide confirmación al estudiante mediante el nombre propietario del código SIS. 4.

Tras la verificación de la vigencia el código SIS y el nombre del estudiante atendido, este procede a cancelar el monto de Bs. 14 al administrador de la ventanilla en la que es s OF as atendido para la impresió os de inscripción. Finalmente el administrador realiza la entrega de la matrícula al estudiante, de tal manera que dicha matricula permite la inscripción del estudiante en los os semestres que tiene el año. De manera similar, el proceso para la impresión de kardex consta de los siguientes pasos: 1.

El estudiante se aproxima para la atención a «Caja facultativa», para la compra de su valorado. El costo del valorado es de Bs. 10 2. Debe dirigirse al primer piso del mismo bloque con el valorado adquirido anteriormente y manifestar una razón precisa para la impresión del kardex en el momento de su atención. Los únicos horarios de atención para la impresión de kardex (Figura 1) son: Cl 10:00 a 11 por la mañana. 15. 00 a 16:30 por la tarde. 51Página

Búsqueda de informaclón para trámites de serwcios académicos Figura 2. 1 Centro de impresión de Kardex Finalmente, la observación del trámite respecto a la convalidación de materias tiene los siguientes requisitos y pasos: Requisitos: Certificado Notas. Cl Programas Analíticos Le en otra facultad y/o Universidad. Multiacadémico) 61 P á gina Rellenar formulario en la ventanilla del Departamento de Registros e Inscripciones (vease Figura 2. 3). Figura 2. Departamento de registros e Inscripciones de la UMSS (Edificio Multiacadémico) Recebar firmas en el formulario de Solicitud de Convalidaciones, l mismo que debe contener las firmas del Interesado, Jefe de Registros y Vicerrectorado. Cl Entregar el formulario de Solicitud de Convalidaciones en: o Registros al encargado de su carrera actual (2da copia del formulario) o Facultad del Director Académico y/o Carrera, (Original del formulario, cuadro, certificación de notas, programas si corresponde, formulario de trámite previo y el sobre manila rotulado en Vicerrectorado). Para el interesado queda una copia. Cl Recoger posteriormente la resolución de la convalidación en ventanilla de trámites del Vicerrectorado (Edificio Multi-Académico Planta Baja). Es importante observar que los únicos horarios de atención para este tipo de trámites son: 8:00 a 12:00 por la mañana. 14:00 a 17:00 por la tarde. Por las características del istema actual, se compuesto por los postulantes a la facultad y por los estudiantes que realizan trámites académicos especiales (cambio de carrera y/o cambio de facultad, convalidación de materias, reincorporación, etc. . 71 p á gina Usuarios terciarios: Este conjunto de usuarios incluye a todos los que son afectados por la introducción del sistema, para el domino del problema analizado stá compuesto por los encargados de brindar información. Existe también una cierta participación de las personas que trabajan en las fotocopiadoras que facilitan actualmente las guías y probablemente personal adicional de la UMSS (encargados de limpieza, policías, etc. ), sin embargo esta actividad no constituye su principal actividad y por tanto el impacto del sistema no es considerable.

Considerando a los diferentes actores descritos anteriormente, las diferentes tareas que estos realizan y los diferentes escenarios en los que interactúan como se describe en el modelo del ominio y que puso de manifiesto las diferentes dificultades del sistema actual, se pueden identificar los siguientes requisitos representados por la técnica de casos de uso: Configurar idioma Gestionar montos comprobante Realizar reclamos Figura 2. 4 Diagrama de casos de uso para el portal de pago de servicios académicos 2. . 2 Definición de requisitos Considerando el proceso de obtención de requisitos presentado anteriormente, se presenta a continuación los requisitos funcionales del sistema: 81Página El portal permite la búsqueda de información sobre trámites de ompra de matrículas, trámites de servicios acad iales (convalidación de materias, defensa de tesis, frecuentes (FAQ) por cada tipo de servicio académico, de tal manera que el usuario pueda dirigirse a esta sección y absolver algunas interrogantes.

El portal proporciona una sección destinada a las sugerencias y reclamos (buzón de sugerencias y reclamos). El portal permite a los administradores gestionar cronogramas y montos para el pago y trámites de los servicios académicos. El portal permite a los administradores gestionar la información sobre los servicios académicos que bnnda. El portal administra los datos de los estudiantes matriculados a través de la base de datos de estudiantes del websiss de la UMSS.

De la misma manera se puede identificar los siguientes requerimientos no funcionales: El portal funciona en los navegadores Internet Explorer 1 1+, Mozilla Firefox 24+, Google Chrome 12+ y Safari. El portal verifica los datos del estudiante matriculado y mantiene un estricto control sobre su privacidad. Para trámites académicos especiales habilita un acceso especial de pagos de servicios académicos único. El tiempo de respuesta es un máximo de 30 segundos para las búsque