Administracion del tiempo

Administracion del tiempo Rosanna Silva ([email protected] com) INTRODUCCION La administracion del tiempo; es uno de los recursos mas apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible: – Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las practicas habituales en cuanto a la organizacion y planificacion del tiempo. – Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacion del tiempo. – Seleccionar las estrategias mas idoneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. – Lograr habilidades suficientes en la administracion del tiempo que sirvan tanto en la vida academica como en la vida profesional. En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificacion y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varia a lo largo del tiempo.

Identificando los momentos de mas rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequenos ejercicios y dinamicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar

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la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida. DEFINICION ADMINISTRACION DEL TIEMPO La administracion del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y criticos de los administradores. ALGUNAS DE LAS CARACTERISTICAS DEL TIEMPO SON: – Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcion de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. – Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. – No se puede comprar. – No se puede atrapar, detener o regresar. – Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el maximo grado de efectividad. – Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. PRINCIPIOS BASICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO: Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacion efectiva del tiempo. – Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacion del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucion y produce mejores resultados. – Una tecnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ultimos 20 minutos de labores, en planear el dia siguiente. – El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea.

Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. – Los resultados mas efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, mas que por la pura casualidad. – El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relacion a la importancia de sus actividades. – El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecision y a la tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. – No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. – El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacion en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por si mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo. – Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en habito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presion de las fechas limite establecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. – Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticion de acciones y reducir las interrupciones a un minimo como contestar o hacer llamadas telefonicas. – El mantener a la vista la agenda del dia facilita el administrar correctamente el tiempo. – El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el dia, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del iempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales. CARACTERISTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRAN EFICIENTEMENTE EL TIEMPO: – Recopilan toda la informacion existente sobre el tema en cuestion, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia. – Delegan con claridad y precision para asegurase que se ha comprendido lo asignado. – Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. – Establecen los posibles cursos de accion que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo mas corto. – Definen alternativas de accion y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opcion en cada caso. – Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estan logrando los resultados planeados. – Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes. Es importante recordar que la administracion del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinacion de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronizacion conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoria de las personas que se lo propongan.

LA ADMINISTRACION DEL: ADMINISTRACION DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRA GESTION. Mas alla del tiempo, de lo que mas se habla en la actualidad es de cumplimiento. El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente. Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestion para cumplir con sus cronogramas. Respecto al trabajo, los expertos en gestion empresarial se han dado cuenta del estres que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer.

A la vista de la mala gestion del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurus en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificacion adecuada para asi poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el animo renovado. RECOMENDACIONES: En el caso de comenzar el dia con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga, cuente hasta cinco y ordene sus ideas.

Si esta sentado en su mesa de trabajo, procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiarian mas todavia. El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer. Decida que actividades de la jornada va a rescatar y cuales van a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelva a negociar las fechas limite que le han dado para los asuntos mas urgentes. Sobre este tema, Turla recomienda que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos se le echan encima, intente delegar parte de ese trabajo para que pueda salir adelante.

Es importante que en su jerarquizacion de temas prioritarios para sacar adelante, posponga todas las trivialidades que pueda para otro dia. En lugar de darse una paliza trabajando dos horas extras para terminar todo, considere la posibilidad de trabajar solo veinticinco minutos extra al dia durante el resto de la semana. Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y las puramente rutinarias, asi podra mandar a estas ultimas a alguien en su nombre, de este modo usted dispondra de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.

Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad, cumplimiento o manejo de inventarios son importantes desde el punto de vista de empresa El mito de la actividad: “El emprendedor mas lleno de trabajo es el mas eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad… para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: “Cuanto mas alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegacion, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decision aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, asi que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interes en trabajar mas, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a traves de soluciones sencillas y faciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos dificiles, tratandolos de manera superficial, de modo que se esta condenando a repetir lo que salio al. El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima”. El mas precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tension; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podria estar haciendo. Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un emprendedor alcance sus objetivos de la manera mas efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos. Administracion de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucion de los objetivos.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos facilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos. Administracion de tiempo/Como ocupar «tiempo muerto» Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no esta haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se esta esperando o no totalmente ocupado. [pic] Para la mayoria de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido.

Sin embargo, con un poco de planeacion y resolucion, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al medico. Podemos planear el trabajo de manana, escribir una carta o buscar soluciones a algun problema que nos inquiete. Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: – Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en via de elaboracion, como pueden ser presupuestos, politicas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. – Carpetas azules que contienen los suenos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul. Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el proximo proyecto y asi transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos mas o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige”.

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algun uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencion y mucho menos de nuestro tiempo optimo. Otra forma practica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro interes. De esa manera aprovechamos cada «tiempo muerto» en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefonica usada a modo de separador nos ahorrara tiempo al buscar continuar nuestra lectura. Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con lo insustancial» 1. Las personas y el cambio Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos e inteligentes, en el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores de hacer y de ser. Estos atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las personas que las integran.

Y lo que nos distingue a las personas de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los demas. Esta capacidad es la que nos permite coordinar acciones con otros y mejorar nuestros habitos en el manejo del tiempo. «El filosofo aleman Friederich Nietzsche sostuvo: «Los hombres son animales que hacen promesas» Pero si de nuestra capacidad de cambiar de habitos deriva la mejora de la administracion del tiempo, es preciso que reconozcamos ciertas caracteristicas contradictorias que asume el proceso de cambio en las personas.

La primera cuestion a considerar es que los seres humanos vivimos en un constante devenir, en un estado de incompletud e insatisfaccion y que a lo largo de nuestra vida necesitamos buscarle sentido a nuestra existencia. Esta caracteristica presupone que contamos con una natural fuerza impulsora hacia el cambio. Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que concibe al cambio solo como una opcion secundaria porque lo percibimos como una amenaza a nuestro nucleo basico de coherencia y estabilidad.

Sin embargo, la necesidad de transitar el cambio es a menudo en si mismo un intento por restablecer la misma coherencia y equilibrio de la fuerza conservadora personal que se ve amenazada. Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo proceso de cambio desata una tension entre las fuerzas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se dan condiciones adecuadas nuestras fuerzas personales impulsoras del cambio superan con creces a las fuerzas conservadoras que lo resisten. 2. ?El huevo o la gallina? [pic]

La antigua fabula de Esopo, «La Gallina de los Huevos de Oro», es un excelente ejemplo para reconocer la ecuacion que toda persona u organizacion debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo «Urgente» y lo «Importante», entre el «Hoy» y el «Manana». La historia cuenta que un granjero un dia va al corral donde tenia a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro autentico. Desde ese dia, todas las mananas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico.

Mientras aumenta su riqueza, tambien aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no solo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene tambien la desaparicion de su riqueza. Esta antigua fabula, mantiene vigente el enorme desafio al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestion de la sostenibilidad y el uso del tiempo. «Muchas veces, al igual que el granjero de la fabula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)»

Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a los metodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad. 3. Los enfoques tradicionales de administracion del tiempo La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estan orientados por una logica de corto plazo. Estos enfoques generan habitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias.

Sus metodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones: Eficiencia: la eficiencia consiste en «hacer mas en menos tiempo». Pero el supuesto subyacente es que la «cantidad» y la «velocidad» son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer mas velozmente las cosas nos precipita mas rapido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar mas rapido al lugar equivocado puede ser «eficiente», pero no resulta «efectivo».

Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demas. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo unico que teniamos era la «ilusion de tener el control» y que lo unico que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relacion personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral.

Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relacion despues. Chornos: la administracion tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronologico, lineal y secuencial. Ningun segundo vale mas que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave esta en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de el. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La idea de tiempo kairos, tambien deriva de la antigua Grecia.

Con este vocablo los griegos definian al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor en las competencias de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las oportunidades que se nos presentan para nuestra superacion personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medicion secuencial del tiempo chronos. Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que tambien nos rodean. Los valores guian nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la mera valoracion de algo no garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores no se ajustan a los principios.

Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios funcionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan. Aunque por nuestra natural imperfeccion humana no podamos comportarnos totalmente de acuerdo con ellos, igualmente deseariamos vivir y ser tratados de acuerdo con ellos.

Cuando mas en sintonia esten nuestros valores con estos principios, mayor felicidad y significado tendran nuestras vidas. Contrastando esta afirmacion con el absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez. Pensemos lo que seria de una organizacion gobernada por valores como la injusticia, la mentira, la bajeza, la inutilidad, el engano o la mediocridad. Administracion: el modelo tradicional se ocupa de la administracion, no del liderazgo. La administracion es util cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los problemas no son de administracion, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo.

En realidad mantener firme el rumbo solo empeora las cosas. A veces hay que buscar otros rumbos y esto significa liderar. Metodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee metodos. Nos dice como hacer «bien» las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos, tambien limita nuestra libertad de accion adormeciendo nuestros centros del pensamiento creativo. Al renunciar a la innovacion quedamos esclavos de nuestros paradigmas, en lugar de hacer que los paradigmas esten a nuestro servicio. «Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a nosotros»

A esto ultimo, lo llamamos el «efecto paradigma». Sobretodo si se trata de un paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solucion que nos proporciono. 4. Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempo El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que solo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacion costo – beneficio y tambien de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso.

La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacion de correr a los problemas siempre desde atras, atender solo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc. Veamos entonces ahora, las premisas y componentes de una administracion del tiempo efectiva: 5. La vision de futuro Llamaremos vision de futuro a nuestra aptitud para ver mas alla de la realidad actual y convertirnos en algo que todavia no somos. La existencia de una vision de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superacion personal y colectiva.

Nadie puede encontrar motivacion para superarse teniendo en cuenta solo su situacion actual. Por lo tanto, sin vision de futuro no hay motivacion y sin motivacion tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una vision de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo. «Tener una vision de futuro nos permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento creativo y no simplemente responder a las circunstancias actuales» La vision es la certeza de haber encontrado el destino correcto.

Puede asimilarse a la brujula que nos marca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar las actividades que nos mantengan dentro de la direccion adecuada. Cuando nuestra vision es limitada –por ejemplo un horizonte de tiempo de semanas o a lo sumo de un par de meses-, basamos nuestras elecciones en lo inmediato. Tambien si nuestra vision esta sesgada a una sola esfera -social o economica, por ejemplo- estas opciones nos pueden llevar al desequilibrio y a la frustracion por olvidar otras necesidades (mentales, espirituales, etc. La vision que sirve de base a un cambio sostenible debe integrar todos los roles de nuestra vida en un equilibrio adecuado. No se trata de triunfar en un rol a expensas de los demas. La sostenibilidad es equilibrio y el equilibrio es conjuncion ( y ), de ninguna manera disyuncion ( o ). Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a las personas inteligentes de las que no lo son, entonces la posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a las personas inteligentes de las que se destacan por poseer rasgos de sabiduria. 6. Lo urgente y lo importante

Estas premisas tambien se adecuan a las organizaciones, mas alla del tipo de organizacion que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la nocion de organizacion presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a traves de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribucion y coordinacion de esas tareas y actividades. Considerando este doble significado, toda organizacion debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio.

Uno de esos aspectos es la atencion de lo Urgente. Lo Urgente esta dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencion inmediata. Podemos definir a la atencion de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafios que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a traves de la produccion de resultados cotidianos de una organizacion. El otro aspecto a integrar es la atencion de lo Importante. Definimos asi a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organizacion: Lo que constituye la razon de ser o Mision.

Al igual de lo que pasaria en nuestro plano personal, la definicion de lo que resulta Importante para una organizacion, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectandonos hacia el futuro. La atencion de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafios del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podriamos decir que el equilibrio del sistema dependera del balance que se logre entre la energia asignada a atender lo Urgente y lo Importante. 7. La matriz de administracion del tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitara no solo la comprension, sino que ademas nos brindara una herramienta util para luego «vivir» el modelo propuesto. Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veriamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo limite, vencimientos, resolucion de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestion orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente.

Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estan mas lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucion, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacion de energias personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafios futuros.

Pero ademas este cuadrante y lo que coloquemos en el, determina a todos los demas: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), sera nuestra consigna. Como estas cuestiones estan mas lejanas en el tiempo para su resolucion, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas. 8. Los «Roba tiempos» Pero tambien las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2. Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energia. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:

Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demas personas que se transforman en solicitudes explicitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacion constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacion personal frente a las demas personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones.

En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: «Me pase todo el dia ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenia previsto». Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasion, trivialidades, ocio no planificado, perdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de prevision y preparacion adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante. a. Grafico de la Matriz de Manejo del Tiempo   |Urgente |No Urgente | |  |Cuadrante 1: |Cuadrante 2: | |  |Crisis, Presion, «Apagar Incendios», |Planificacion, Vision, Valores, | |Importante |Fechas Limites, Problemas Acuciantes. |Preparacion, Recreacion verdadera. | |  | | | |  |Cuadrante 3: |Cuadrante 4: | No Importante |Interrupciones Varias, Reuniones |Actividades de Evasion, Trivialidades, | |  |Imprevistas, Visitas Inesperadas. |Perdidas de Tiempo. | 9. Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformandonos en el objeto de nuestra atencion, recorriendo un trayecto de profecia auto cumplidor: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que solo por azar podamos navegar en aguas calmas.

Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender solo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo importante. Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretacion de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas «exitosas» que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo. Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los terminos.

Porque el exito de una persona u organizacion no deriva de su circunstancia actual, sino que mas bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, ademas de atender lo urgente. Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro. Paradoja: » Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante. 10. ?Podemos cambiar nuestros habitos? Los habitos son patrones de conducta compuestos de tres componentes que se superponen: Conocimiento (Saber), Actitud (Querer) y Habilidad (Poder). Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros habitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera. Nuestros habitos nos resultan muy utiles, porque nos evitan tener que empezar siempre «desde cero». El problema radica cuando el habito se transforma de «una manera» de hacer las cosas, en «la unica» manera de hacer las cosas.

La primera decision que debemos tomar para cambiar un habito es evitar definirnos a nosotros mismos en terminos de nuestros habitos, caracteristicas y tendencias actuales. Los habitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse. Como el exito del cambio de habitos deriva inicialmente de la relacion que establecemos con nosotros mismos, es vital mejorar nuestras «conversaciones privadas». Podemos decirnos a nosotros mismos: «No niego, ni reprimo mi estado emocional actual por mas negativo que sea.

Pero yo no soy mi emocion dominante, si me lo propongo puedo ejercitar mi capacidad para impedir que este estado emocional negativo me controle o me paralice». Si bien resulta obvio que conversaciones como estas no seran suficientes por si solas para sostener un proceso de cambio, es un punto de partida indispensable para comenzarlo. 11. ?Cuanto tiempo dedicamos a lo Importante? Fruto de mi experiencia como docente en programas de capacitacion y procesos de coaching para lideres empresariales y sociales, he podido comprobar que la administracion del tiempo es uno de los factores clave para a superacion personal, y la mejora organizacional y comunitaria. Ya que las actividades del Cuadrante 2 (Importante, No Urgente) nos proporcionan los aprendizajes mas significativos del cual se deriva nuestro desempeno como lideres, padres, maestros, etc. y del que en definitiva, dependera nuestro bienestar y calidad de vida a futuro. Basado en esta comprobacion he formulado a no menos de 500 personas en los ultimos anos preguntas sobre sus habitos en el uso del tiempo: – ? Cuanto tiempo por dia dedican a la atencion de lo importante? – ? Que espacio de su agenda reservan a estas actividades? – ?

Cuanto tiempo y esfuerzo estan poniendo para alcanzar el bienestar y la mejora que desean? Las respuestas son reveladoras para los participantes ya que resulta particularmente bajo el porcentaje de esfuerzo personal que se dedica a la planificacion del futuro. Tambien perciben que resulta insuficiente para sus propositos el espacio reservado a mejorar procesos de trabajo o a clarificar los valores compartidos. No solo en comparacion con la predisposicion a ocuparse de cuestiones urgentes, sino que muchas veces perciben que estan equiparadas las actividades de planificacion, con los Roba tiempos.

Estas respuestas resultan preocupantes porque la gran mayoria de las personas que participa ejerce funciones de responsabilidad en sus respectivas organizaciones, no son los menos instruidos, ni tampoco los peor remunerados, en terminos relativos. Tampoco reciben muchas ordenes y mas bien dicen tener suficiente libertad para planificar sus tiempos. 12. Puntos de partida para la mejora Si esto sucede con personas bien intencionadas, productivas y predispuestas al cambio, seguramente fuerzas poderosas y que operan bajo su nivel de conciencia y percepcion deben actuar para generar inefectividad en el manejo del tiempo.

Por lo que es preciso conocer las variables que debemos manejar para enfrentar con exito cualquier proceso de cambio. En primer lugar, es preciso asumir que como personas nos encontramos atravesando una situacion dada, referida a nuestra propia experiencia personal y que esa situacion nos genera un nivel de insatisfaccion que ya no nos resulta aceptable. Llamaremos a esta primer variable Consciencia. El otro aspecto, es nuestro grado de dominio percibido sobre disciplinas o saberes que nos permitan superar de manera satisfactoria esa situacion dada.

Llamaremos a esta segunda variable Competencia. De la interrelacion de estas 2 variables, podemos establecer 4 fases del ciclo de cambio que bien manejados y en forma progresiva, pueden ampliar nuestra capacidad de accion. Al primero de ellos lo llamaremos Ceguera, se caracteriza por combinar el minimo nivel de conciencia y de competencia respectiva. En este estadio ni siquiera somos capaces de percibir ningun problema y por lo tanto tampoco podemos aportar soluciones: No se, que no se es el enunciado que caracteriza a este primer estadio.

A menudo es la mirada de un observador diferente de nosotros el que nos ayuda a reconocer y atravesar esta fase, hacia una evolucion en nuestro nivel de conciencia. En otras oportunidades es la recurrencia de haber pasado por repetidas situaciones de frustracion la que puede llevarnos a indagar acerca de lo que nos pasa y porque nos pasa. Mas alla del camino que nos lleve hasta el, llamaremos Ignorancia a esta segunda fase. La declaracion de ignorancia representa un avance en la situacion porque nos hace conscientes de nuestra incompetencia.

Perdemos el bienestar relativo del que disfrutabamos en la fase anterior pero se abre ante nosotros la oportunidad de hacernos cargo de la situacion y manejarla productivamente. La ignorancia no nos hace aun competentes, pero representa una mejora en nuestro estado de consciencia. Es preciso aprender a tolerar cierto grado de ansiedad e incomodidad para transitar este cuadrante. Se, que no se, es el enunciado que lo define. Pero aun es indispensable adosarle competencia a este estado de conciencia. Llamaremos a este cuadrante que maximiza tanto la consciencia como la competencia como del Principiante (Se, que se).

Es el cuadrante que requiere la mayor dosis de esfuerzo, porque para poder instalar los nuevos habitos, es preciso primero desinstalar los anteriores. Tambien es el espacio donde ejercitamos nuestra mayor dosis de pensamiento creativo. La ultima fase del ciclo se alcanza con la competencia inconciente o la Expertise (No se, que se). Los nuevos habitos despliegan su efectividad, sin necesidad de darnos cuenta que lo estamos haciendo. Asi nuestra capacidad de aprendizaje queda en libre disponibilidad para abarcar nuevas disciplinas o saberes. ANEXOS EJEMPLOS:

Los problemas mas comunes que tienen la mayoria de los emprendedores para administrar el tiempo son: – Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo mas comunes. – La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administracion o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. – Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. – Tambien sucede que algunos emprendedores no saben decir “no” a las distracciones externas. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despues. – Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. – Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del dia o cuando haya un momento oportuno, lo cual no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informacion que manejan los emprendedores. – No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo.

Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias. – La falta de la planeacion del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la via de accion mas efectiva – Algunos emprendedores se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado. – En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: Enumerar las metas diarias o los trabajos mas importantes a desempenar ese dia. – Registrar cada actividad en periodos establecidos de tiempo. – Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. – Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volvera a realizar DINAMICA ?Que se percibe con la dinamica? Mostrar al grupo la diferencia de un estudiante como: Objetivos: – Administrar el tiempo para su estudio. – Incentivar al grupo que arroje las conclusiones, por lo que se haya transmitido por medio de la dinamica. Llevar las conclusiones para asi formar habitos en funcion de administrar y ahorrar tiempo. Dentro del Desarrollo: a traves de una dramatizacion empleados gestos corporales. Se abrira un ciclo de preguntas del equipo hacia el grupo, tratando de concluir. Conclusion del Equipo: – Planificacion de horas de estudios (crear habitos). – Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc). – Realizar horarios segun prioridades. (Tiempo Productivos). – Realizar examenes previo para afianzar dominio de tema. Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestion del tiempo. [pic] EMPRENDEDOR:______________________________________EDAD:_____ ENCUESTA FLASH (Administracion del Tiempo) [pic] [pic] Despues es necesario reflexionar sobre las repuestas dadas al cuestionario y como se ha empleado el tiempo a lo largo de la semana; pensar sobre si se necesita o no cambiar algo para sacar mas partido al tiempo disponible. CONCLUSION Sabias que: Un granjero habia acumulado una gran fortuna gracias a la gallina de los huevos de oro y de repente se acabo la fortuna.

Si nos ponemos a pensar que el tiempo de una manera silenciosa va acompanado y armando o construyendo nuestra vida a transcurrir un segundo hemos vivido una experiencia diferente en nuestro inconciente nos da la sabiduria, es verdad en la vida desde nino sonamos nuestro futuro, solo esperamos cierta etapa para ver cumplido ese sueno, en algunos momentos desistimos de esa idea por no saber como gestionar ese tiempo gratis, nos desesperamos y lo mal gastamos en indecisiones, si los padres a sus hijos les crearan habitos rutinarios desde el inicio de su etapa preescolar y los prepararan para sus ensenanza, jamas tendran que apresurarse a sus actividades.

Despues de haber analizado varios aspectos importantes sobre lo que definimos que es la administracion del tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en la vida de todas las personas y que debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe darsele el mejor uso; por lo que se recomienda establecer prioridades, el tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra vida diaria, a su vez esta clasificado en dos categorias; lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual actividad va a realizar durante el dia para asi dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos. Controlar y aprender como darle al tiempo buen uso es facultad de los que desean entrar en la historia de los triunfadores si los humanos nos concentramos de una manera organizada a establecer e ingeniar programas para la administracion del tiempo no existiria tanto incumplimiento y la palabra pero… ? o fui a clase hoy, porque me levante tarde! , pero manana voy nunca hay que dejar que esas debilidades nos dominen, no habra otro momento como ese presente dia, nuestra participacion es hacer llegar a los interesados especialmente a los emprendedores que reflexionen como quieren dirigir su futuro: le recomendamos planifiquen, consulten no den vuelta al pasado tu juventud es la alegria de la existencia de todo ser ries, lloras, brincas ,saltas, corres, juegas, piensas, bailas, descansas pero si olvidas, que esa juventud pasa tan rapido como el viento en tu entorno te sentiras frustrado, recuerda que la esperanza y la alegria de tus padres eres tu. BIBLIOGRAFIA MASTER Biblioteca Practica de Comunicacion Aprendizaje. Editorial Oceano. Barcelona – Espana. Tomo II. PP 215. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS – WWW. Google. ADMINISTRACION DE TIEMPO. – MONOGRAFIA. Y ARQUITECTURA DE ADMINISTRACION DE TIEMPO. – Material de Apoyo Facilitado Por la Prof. de Sociologia. Lic. Beatriz Morales. TOMAS F. STATON. – Enciclopedia ENCARTA 2006. Emprendedores: Ramirez, Solangel Rojas, Juan Linarez, Ramon Coroba, Mayerli Gonzalez A, Julio Pineda, Deibis Montilla, Maria Brito, Henry Seccion: 1 Carrera: Adm. Gestion Municipal. Termino I. 2006. Tecnica de Estudio y Documentacion. Facilitador: Lic. Rosanna Silva. [email protected] com El Ceibal, Julio 2006